Wissensmanagement-Datenbanken sind sehr nützlich, da sie das gesamte relevante Wissen speichern und organisieren können, das eine Person oder ein Team für seine Arbeit benötigt. Sie können Einzelpersonen dabei helfen, die benötigten Informationen schnell und einfach zu finden, ohne dass sie Zeit mit der Suche danach verbringen oder sich auf externe Quellen verlassen müssen, um sie zu erhalten. Diese Art von Datenbanken erleichtert es den Mitarbeitern, ihre Arbeit zu erledigen und über die neuesten Entwicklungen, Trends und Technologien informiert zu bleiben.
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Wenn Sie in der IT-Branche arbeiten, werden Sie wahrscheinlich auf verschiedene Wissensmanagement-Datenbanken stoßen. Einige dieser Datenbanken sind proprietär und nur für bestimmte Softwarepakete verfügbar. Es gibt jedoch auch andere, quelloffene Alternativen, die Sie verwenden können, um Ihre eigene Wissensdatenbank zu erstellen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die verschiedenen Funktionen vor, die eine Wissensmanagement-Datenbank ausmachen, und zeigen Ihnen, wie Sie diese nutzen können, um Ihr perfektes Tool zum Speichern und Organisieren von Wissen zu erstellen.
Funktionen, die Sie in einer Wissensdatenbank benötigen
Um eine Wissensdatenbank zu erstellen, benötigen Sie eine Datenbank, die über verschiedene Funktionen verfügt. Hier sind einige der Dinge, die Sie berücksichtigen müssen:
Mehrschichtige Strukturierung
Eine der nützlichsten Funktionen einer Wissensmanagement-Datenbank ist die Möglichkeit, Ihre Informationen auf vielfältige Weise zu strukturieren, so dass Sie das, was Sie brauchen, leicht finden können, wenn Sie es brauchen. Wenn Sie jemals mit einer herkömmlichen Datenbank gearbeitet haben, wissen Sie, wie einschränkend das sein kann. Es ist zwar schön, dass Ihre Datenbank über alle notwendigen Tabellen und Spalten verfügt, aber Sie müssen immer noch eine Liste von Begriffen durchsuchen oder eine Reihe ungeordneter Datensätze durchblättern, um die gewünschten Informationen zu finden. Eine Wissensdatenbank macht es Ihnen dank ihrer mehrschichtigen Struktur leichter, das zu finden, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. Sie können verschachtelte Ebenen von Kategorien und Unterkategorien erstellen, um einen Informationsbaum zu bilden. Sie können zum Beispiel eine Oberkategorie für Marketing mit Unterkategorien für Inbound Marketing und HubSpot Marketing anlegen. Innerhalb dieser Unterkategorien können Sie weitere Unterteilungen vornehmen, wie z.B. Webinare, Fallstudien und Hot-Talks. Diese Art von Struktur macht es viel einfacher, die benötigten Informationen zu finden, da alles auf einen Blick sichtbar ist. Sie müssen nicht mit Hilfe von Schlüsselwörtern danach suchen oder durch endlose unorganisierte Datensätze blättern, um das Gewünschte zu finden. Die Struktur einer Wissensdatenbank hängt von Ihren Bedürfnissen und der Art und Weise ab, wie Sie sie nutzen möchten. Sie können mit einem Minimum Viable Product (MVP) beginnen und es zu etwas Größerem weiterentwickeln, wenn Sie mehr lernen.
Querverweise
Ein weiterer wichtiger Aspekt einer Wissensdatenbank ist die Möglichkeit, relevante Informationen miteinander zu verknüpfen. Sie möchten nicht nur die Informationen, die Sie benötigen, in Ihrer Datenbank speichern, sondern alles, was für Sie wichtig ist, an einem Ort ablegen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, sind Querverweise. Wenn Sie einen Artikel, eine Podcast-Episode oder eine Rede haben, auf die Sie gelegentlich in Ihren Texten Bezug nehmen, können Sie sie mit dem Querverweis-Tool in Ihrer Datenbank leicht aufspüren. Sie müssen sich nicht mehr daran erinnern, wo Sie die benötigten Informationen gefunden haben oder die Originalquelle suchen, wenn Sie darauf zurückgreifen müssen. Die Querverweisfunktion in Ihrer Datenbank erledigt all das für Sie.
Attachments
Anhänge sind Informationen, die Sie zusammen mit einem bestimmten Artikel, einer Podcast-Episode oder einer Rede speichern möchten. Das kann alles sein, von einem Bild bis zu einem Dokument oder einer Tabelle mit relevanten Daten. Sie können diese Anhänge direkt zu dem entsprechenden Datensatz in Ihrer Datenbank hinzufügen. Das macht es viel einfacher, auf die benötigten Informationen zurückzugreifen, weil alles an einem Ort ist. Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und bestimmte Anhänge mit bestimmten Datensätzen verknüpfen, so dass Sie alles finden können, was mit einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Arbeit zu tun hat. So können Sie zum Beispiel für jede Fallstudie, die Sie in einem bestimmten Blogbeitrag veröffentlichen, einen Anhang erstellen. Wenn ein Leser den Anhang öffnet, sieht er alles, was mit dieser Fallstudie zu tun hat, auf einen Blick. Dadurch wird der Beitrag für alle viel zugänglicher und leichter verständlich. Die Funktion für Anhänge in Ihrer Datenbank hilft Ihnen, alle relevanten Informationen zu finden, die Sie benötigen, ohne die Seite zu verlassen und die Originalquelle ausfindig zu machen. Sobald Sie alle benötigten Informationen angehängt haben, können Sie einfach auf eine Schaltfläche klicken, um den Datensatz zu archivieren, so dass er nicht im Verborgenen liegt, sondern schnell gefunden werden kann, wenn Sie ihn wieder benötigen.
Mehr als nur Wissen speichern
Während eine Wissensdatenbank ein großartiger Ort ist, um Ihr Wissen zu organisieren, sollten Sie sich nicht unbedingt darauf beschränken, nur Informationen zu speichern. Sie können damit auch andere Arten von Daten wie Zahlen, Statistiken, Artikel und mehr organisieren.
Sie können zum Beispiel festhalten, wie oft Ihre Website in anderen Blogs erwähnt wurde und welche Quellen am häufigsten für Verweise auf Ihre Website verwendet werden. Sie brauchen Ihre Zeit nicht damit zu verschwenden, anderswo nach diesen Zahlen zu suchen, denn sie werden direkt in Ihrer Wissensdatenbank gespeichert. Je mehr Sie die Datenbank nutzen, desto mehr Funktionen werden Sie entdecken, von denen Sie nicht wussten, dass es sie gibt und die Sie leicht zur Organisation Ihrer Informationen hätten nutzen können. Scheuen Sie sich nicht, neue Dinge auszuprobieren und zu sehen, wie sie Ihnen helfen können. Mit ein wenig Recherche werden Sie bald feststellen, wie viel einfacher Ihr Leben sein kann, wenn Sie eine Wissensdatenbank verwenden.