In den meisten Unternehmen gilt Wissensmanagement als wichtiger Aspekt der Strategie und als etwas, das Wachstum ermöglicht. Organisationen, die ihr Wissensmanagement verbessern wollen, können den Einsatz von Software zur Unterstützung ihrer Bemühungen in Betracht ziehen.
Es gibt viele verschiedene Gründe, warum ein Unternehmen in Wissensmanagement-Software investieren möchte. Ein gemeinsamer Faktor ist, dass die Mitarbeiter bei Bedarf auf relevantes Wissen zugreifen können möchten. Darüber hinaus kann Software einige der mit dem Wissensmanagement verbundenen Prozesse automatisieren und vereinfachen, so dass die Mitarbeiter sich um andere Dinge kümmern können, während die Technologie die banalen Aufgaben erledigt. Auf diese Weise lässt sich der Zeitaufwand für die Aufbewahrung und Organisation des im Unternehmen benötigten Wissens erheblich reduzieren.
Was ist Wissensmanagement?
Wissensmanagement ist der Prozess des Erfassens, Erstellens, Speicherns, Abrufens und Teilens von Wissen innerhalb einer Organisation. Es gilt als ein entscheidender Aspekt bei der Planung und Umsetzung der Strategie eines Unternehmens und ist ein zentraler Bestandteil des Lebenszyklus eines Unternehmens. Einfach ausgedrückt, geht es beim Wissensmanagement darum, die richtigen Mitarbeiter, Prozesse und Technologien bereitzustellen, um sicherzustellen, dass das Wissen zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort verfügbar ist.
Wissen kann als die gesammelte Erfahrung eines Unternehmens definiert werden, die alles umfasst, von vergangenen Erfolgen und Misserfolgen bis hin zu Standards und Verfahren, die im Laufe der Geschäftstätigkeit entwickelt und eingeführt wurden. Im Idealfall ist Wissen sowohl zuverlässig als auch relevant und sollte nicht vergessen oder ignoriert werden, wenn sich das Unternehmen im Laufe der Zeit verändert und weiterentwickelt.
Warum ist Wissensmanagement wichtig?
Es besteht ein allgemeiner Konsens darüber, dass Wissen für den Erfolg eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist, und dies ist in der heutigen Welt, in der Unternehmen über Länder und Kontinente hinweg operieren und mit Kunden und Lieferanten auf der ganzen Welt zusammenarbeiten können, besonders relevant. 247. Die Fähigkeit, schnell und effektiv auf veränderte Bedürfnisse und neue Anforderungen zu reagieren, hängt in hohem Maße von der Fähigkeit ab, auf Wissen zuzugreifen und es zu nutzen. Falls Sie sich wundern: Im Jahr 2012 betrug der weltweite Marktwert von Wissensmanagement-Software 12,9 Milliarden Pfund und wird bis 2025 voraussichtlich auf 23,9 Milliarden Pfund ansteigen.
Wie passt Wissensmanagement in das Gesamtbild?
Wissensmanagement ist ein zentraler Bestandteil eines jeden Unternehmens, aber es geht auch Hand in Hand mit anderen organisatorischen Aspekten wie Personalwesen, Informationstechnologie und Marketing. Grundsätzlich gilt: Je mehr Sie automatisieren und an einem Ort zentralisieren können, desto besser sind Sie bei der Verwaltung von Wissen aufgestellt. Auch hier kann die Technologie eine entscheidende Rolle spielen, da sie die erforderlichen Tools zur Verfügung stellt, um dies zu ermöglichen. Mit der richtigen Software können Sie zum Beispiel alle Abteilungen Ihres Unternehmens, die mit Wissensmanagement zu tun haben, miteinander verbinden und eine einzige zentrale Datenbank mit Informationen – wie Wissen, Richtlinien, Verfahren und Standards – erstellen. Auf diese Datenbank kann dann jeder im Unternehmen bei Bedarf zugreifen und sie nutzen. Auf diese Weise können Sie Prozesse rationalisieren, Redundanzen beseitigen und die allgemeine Kultur Ihres Unternehmens verbessern.
Was sind die häufigsten Einsatzmöglichkeiten von Wissensmanagement-Software?
Die Verwendungszwecke von Wissensmanagement-Software können von der einfachen Aufzeichnung und Speicherung von Informationen bis hin zu komplexeren und fortgeschritteneren Prozessen wie der Analyse, Klassifizierung und Indizierung von Informationen reichen. In der Regel wird Wissensmanagement-Software für die Speicherung von Wissen und Dokumenten in Bezug auf eine Organisation, eine Geschäftseinheit oder ein Projekt verwendet. Wie der Name schon vermuten lässt, besteht das Ziel darin, alle relevanten Informationen zu einem bestimmten Thema oder Fachgebiet zu erfassen. Es ist wichtig, den Überblick über diese Informationen zu behalten, da sie es den Mitarbeitern ermöglichen, bei Bedarf auf das Wissen zuzugreifen und es zu nutzen.
Bei der Dokumentation von Prozessen und Verfahren ist es oft erforderlich, dies digital zu tun, da papierbasierte Prozesse schnell an Wert verlieren und veraltet sein können, wenn sich das Unternehmen weiterentwickelt und verändert. Aus diesem Grund gehen die meisten Unternehmen dazu über, Dinge digital zu erledigen, da sich so alles viel einfacher nachverfolgen und bei Bedarf überprüfen lässt. Je mehr automatisiert und digitalisiert werden kann, desto besser, denn der Mensch ist viel anfälliger für Fehler, insbesondere wenn er an verschiedenen Orten oder in verschiedenen Zeitzonen arbeitet. Wenn Sie all dies sozusagen ‚im Buch‘ aufbewahren, bedeutet dies auch, dass alle Beteiligten jederzeit leichter darauf zugreifen können, was eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit sowie eine höhere Effizienz ermöglicht.