Angewandtes Wissensmanagement

In den letzten 20 Jahren hat die Anwendung von Wissensmanagement-Lösungen (AKM) im öffentlichen Sektor exponentiell zugenommen. Die Idee hinter der Anwendung von Wissensmanagement auf Verwaltungsprozesse ist es, die Transparenz zu erhöhen und die Qualität der Entscheidungsfindung zu verbessern. Die Anwendung von AKM im öffentlichen Sektor ist jedoch kein einfacher Prozess und erfordert einen strategischen und ganzheitlichen Ansatz, wenn man den maximalen Nutzen daraus ziehen will. Dieser kurze Leitfaden soll den Chief Executive Officers (CXOs) des öffentlichen Sektors, Managern und Wissensarbeitern helfen, sich in den zahlreichen Chancen und Herausforderungen zurechtzufinden, die die Einführung von AKM im öffentlichen Sektor mit sich bringt.

Warum sollte die Regierung einen wissensbasierten Ansatz verfolgen?

Es ist heute weithin anerkannt, dass der Erfolg einer Organisation, einer Institution oder eines Unternehmens weitgehend von der Tiefe und Qualität der Beziehungen zu ihren Stakeholdern abhängt. In der heutigen Welt haben Unternehmen, die sich effektiv mit ihren wichtigsten Stakeholdern auseinandersetzen und diese verstehen, natürlich einen Vorteil gegenüber ihren Konkurrenten.

Wissensmanagement im öffentlichen Sektor kann dazu beitragen, die Beziehungen zwischen Bürgern und Regierung effektiver und effizienter zu gestalten. Entscheidungsträger im öffentlichen Sektor werden durch die Implementierung einer AKM-Lösung ein viel besseres Verständnis für die Bedürfnisse und Anliegen ihrer Stakeholder haben. Je effektiver sie mit ihren Stakeholdern zusammenarbeiten, desto mehr werden sie deren einzigartige Perspektiven verstehen und schätzen. Die Entscheidungsfindung wird produktiver werden und die Qualität der Entscheidungen wird sich verbessern.

Welches sind die wichtigsten Schritte, die eine Organisation des öffentlichen Sektors unternehmen muss, um eine AKM-Lösung zu implementieren?

Es gibt sechs praktische Schritte, die jede Organisation des öffentlichen Sektors befolgen sollte, um eine AKM-Lösung erfolgreich zu implementieren; sie sind

• Identifizieren Sie die Wissenslücken, die innerhalb der Organisation bestehen
• Bewerten Sie den aktuellen Stand des Wissens innerhalb der Behörde
• Kartieren Sie die bestehenden Strukturen und Prozesse, die zur Erfassung, Speicherung,
• Bestimmen Sie die praktischsten und effektivsten Methoden, um die Leistung der Organisation zu messen
• Abstimmen Sie die Ziele der Organisation mit denen der Abteilungsbehörde
• Stellen Sie sicher, dass jede Abteilungsbehörde einen Champion hat und ein klares Verständnis des Zwecks und der Rolle des Champions bei der Förderung von Wissen und Lernen innerhalb der Abteilungsbehörde.

• Wie kann ein bestehendes Wissensmanagementsystem effektiv in den Regierungsprozess integriert werden?

  In vielen Organisationen ist die Rolle des Wissensmanagers noch weitgehend ad hoc. Vielleicht gibt es sie in einer bestimmten Einheit innerhalb einer Abteilung oder Behörde, oder vielleicht wird der gesamten Organisation eine bestimmte Wissensdatenbank zugewiesen. Als jedoch die Notwendigkeit eines systematischeren Ansatzes deutlich wurde, wandten sich mehr und mehr Unternehmen speziellen Wissensmanagementsystemen zu. Diese Systeme können entweder vollständig in ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System integriert sein oder sie können eigenständige Tools sein, die mit den Informationssystemen einer Behörde wie E-Mail oder einer textbasierten Plattform verbunden sind.

  Eine wichtige Überlegung bei der Wahl zwischen den beiden Systemen ist die Benutzerfreundlichkeit. Wenn das Wissensmanagementsystem ein eigenständiges System ist, dann ist es für Personen, die außerhalb des Büros arbeiten – etwa im Außendienst – wesentlich leichter zugänglich. Außerdem lassen sich dedizierte Wissensmanagementsysteme oft mit einer größeren Anzahl von Drittanbieteranwendungen integrieren, z. B. mit E-Mail und Webbrowsern. Die Erfahrung des Endbenutzers wird dadurch verbessert, da dem Benutzer eine größere Anzahl von Anwendungen zur Verfügung steht, als dies bei einem ERP-System der Fall ist.

  Was sind die wesentlichen Vorteile eines angewandten Wissensmanagementsystems im öffentlichen Sektor?

  Eine ordnungsgemäß implementierte AKM-Lösung kann für eine Organisation des öffentlichen Sektors eine Reihe von bedeutenden Vorteilen haben. Dazu gehören unter anderem die folgenden Punkte:

  • verbesserte Zusammenarbeit bei der Kommunikation mit den Stakeholdern
  • erhöhte Transparenz bei der Entscheidungsfindung
  • reduzierte Informationsredundanz
  • reduzierte Fehler und Irrtümer
  • schnellere Problemlösung
  • vereinfachte Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen
  • verbessertes Engagement der Mitarbeiter
  • und vieles mehr
  • Das sind einige ziemlich bedeutende Vorteile, die hoffentlich nicht lange auf sich warten lassen werden.

    Wie kann eine AKM-Lösung helfen, diese Vorteile zu erreichen?

    Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie eine AKM-Lösung helfen kann, diese Vorteile zu erreichen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die folgenden:

    • Verbesserte Zusammenarbeit bei der Kommunikation mit den Stakeholdern – AKM-Lösungen umfassen in der Regel eine Art Online-Plattform oder einen Arbeitsbereich, auf den alle relevanten Stakeholder zugreifen können. Sobald die Benutzer angemeldet sind, haben sie die Möglichkeit, verschiedene Arten von Inhalten zu sehen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Wissen, Ereignisse und Dokumente.
    • Erhöhte Transparenz bei der Entscheidungsfindung – Alle Interessengruppen können den Entscheidungsprozess vollständig einsehen, zusammen mit den Begründungen und Argumenten, die von den am Entscheidungsprozess Beteiligten verwendet werden.
    • Reduzierung der Informationsredundanz – Ermöglicht es den Benutzern, die für eine bestimmte Aufgabe benötigten Informationen leicht zu identifizieren, und verhindert die Speicherung doppelter Informationen.
    • Reduzierung von Fehlern und Irrtümern – Indem sichergestellt wird, dass alle von der Behörde verwendeten Informationen aktuell und konsistent sind, wird das Risiko von Fehlern und Irrtümern erheblich reduziert.
    • schnellere Problemlösung – Indem alle erforderlichen Informationen der Person zur Verfügung gestellt werden, die sie benötigt, wird die zur Lösung eines Problems benötigte Zeit reduziert. Dies führt häufig dazu, dass weniger Arbeitsstunden für die Lösung desselben Problems aufgewendet werden müssen.
    • vereinfachte Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen – Durch die Zentralisierung aller relevanten Informationen zu gesetzlichen Vorschriften an einem Ort wird ein Prüfpfad geschaffen, der leicht verfolgt werden kann, was wiederum das Risiko von Fehlern verringert.
    • verbessertes Engagement der Mitarbeiter – Durch die Schaffung eines größeren Bewusstseins für den Wert, den Wissen für den Erfolg eines Unternehmens haben kann, wird sowohl dem Erwerb als auch der Weitergabe von Wissen eine größere Bedeutung beigemessen. Infolgedessen können sich die Mitarbeiter stärker engagiert und dem Unternehmen verpflichtet fühlen.
    • reduzierte Arbeitszeiten
    • erhöhte Produktivität
    • und vieles mehr
    • Es ist also klar, warum sich so viele Unternehmen für ein Wissensmanagementsystem entschieden haben – es kann dazu beitragen, die Geschwindigkeit und Qualität der Arbeit zu verbessern und die Kosten erheblich zu senken.

      Was sind die wichtigsten Überlegungen bei der Auswahl einer AKM-Lösung für den öffentlichen Sektor?

      Bei der Auswahl einer AKM-Lösung für den öffentlichen Sektor gibt es eine Reihe wichtiger Überlegungen, die berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören unter anderem die folgenden:

      • die Software-Plattform (sowohl webbasiert als auch mobilfreundlich)
      • die Sicherheit der Lösung (Integrität und Vertraulichkeit)
      • das Niveau der Funktionalität
      • der verfügbare Support
      • die mit der Implementierung der Lösung verbundenen Kosten
      • die Lernkurve (Einfachheit der Nutzung)
      • und vieles mehr
      • Es ist sehr ratsam, sich von Experten auf dem Gebiet der Informationstechnologie (IT) beraten zu lassen – insbesondere im Hinblick auf die Sicherheit – bevor Sie eine Entscheidung treffen. Es gibt eine Reihe verschiedener Lösungen, die für die Implementierung einer AKM-Lösung im öffentlichen Sektor verwendet werden können, und es ist wichtig herauszufinden, welche für Ihre Organisation am praktischsten und effektivsten ist.

        Hoffentlich hat dieser Artikel einige der Fragen beantwortet, die Sie über die Anwendung von Wissensmanagement im öffentlichen Sektor haben. Wir würden uns freuen, Ihre Gedanken und Kommentare zu hören, also zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!