Sie fragen sich vielleicht: „Was macht ein Projekt zu einem Wissensmanager?“ Das ist eine häufige Frage, wenn Sie eine neue Rolle oder ein neues Projekt bei der Arbeit beginnen. Die Antwort ist vielschichtig, aber sie lässt sich auf drei Aspekte reduzieren: Menschen, Prozesse und Technologie.
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Wissen wird in allen möglichen Umgebungen geschaffen und konsumiert, von formellen Besprechungen und Präsentationen bis hin zu zwanglosen Diskussionen per E-Mail und persönlichen Treffen. Es ist wichtig, die technologischen Hilfsmittel zu haben, um Wissen zu speichern und weiterzugeben, aber ohne die richtigen Menschen und Prozesse ist es nicht wirklich nützlich. Lassen Sie uns jeden Teil der Frage separat betrachten.
Menschen
An formellen Besprechungen sind viele Menschen beteiligt, aber in der Theorie sollten sie alle denselben grundlegenden Schritten folgen. Die Person, die das Treffen leitet, beschreibt zunächst das zu besprechende Thema und nennt das Ziel des Treffens. Dann geben die Teilnehmer Anregungen, wie man das Thema am besten angehen kann, schlagen alternative Lösungen vor und bewerten schließlich, ob der verfolgte Ansatz effektiv war oder nicht.
In der Praxis verlaufen die Dinge nicht immer genau wie geplant. Einige Sitzungen, vor allem wenn sie nicht regelmäßig stattfinden, weichen von der formalen Struktur ab. Deshalb ist es wichtig, gute Leute zu haben. Ein gutes Projektteam besteht aus Menschen, die sowohl fähig als auch kooperativ sind. Sie arbeiten zusammen, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, und stellen sicher, dass jeder Schritt des Weges, des Plans und des Prozesses korrekt befolgt wird.
Wenn Sie diesen Artikel lesen, können Sie wahrscheinlich davon ausgehen, dass Sie mit dem menschlichen Element eines Projekts bereits vertraut sind. Wenn nicht, machen Sie sich keine Sorgen – Sie werden den Dreh schon bald raus haben. Für den Moment ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, dass gute Leute wichtig sind. Und zwar sehr. Sie werden über Ihren Erfolg als Projektmanager entscheiden.
Prozess
Ein typisches Projekt beginnt mit einem Plan, an den sich bestimmte Schritte anschließen, die unternommen werden müssen, um die im Plan festgelegten Ziele zu erreichen. Am Ende eines jeden Schritts steht eine Information, die Ihnen hilft, den nächsten Schritt zu tun. An dieser Stelle kann es ein wenig chaotisch werden, denn theoretisch sollte jeder Schritt abgeschlossen sein, bevor der nächste beginnt. Das Prozesselement eines Projekts hilft, alles zu organisieren und auf Kurs zu halten.
Das Problem ist, dass die Dinge in der Praxis selten nach Plan verlaufen. Besprechungen werden anberaumt, aber sie verlaufen selten wie erwartet. Pläne werden gemacht, aber selten umgesetzt. Hier kommen gute Leute und solide Prozesse ins Spiel. Sie helfen Ihnen, das Beste aus jeder Situation zu machen und sicherzustellen, dass Ihr Plan genau eingehalten wird.
Der Ablauf eines Projekts ist stark strukturiert und folgt einer bestimmten Reihenfolge, die sich in jedem Schritt widerspiegeln sollte. Das kann bedeuten, dass der erste Schritt sehr detailliert ist, während der letzte recht allgemein gehalten ist, oder dass das Gegenteil der Fall ist. Wichtig ist, dass die Schritte dazu beitragen, das Projekt voranzubringen und dabei alle Details zu berücksichtigen, die bei der Erstellung des Plans noch nicht bekannt waren.
Sobald Sie alle relevanten Informationen haben, ist es an der Zeit, sie in die Tat umzusetzen. An dieser Stelle kommt die Technologie ins Spiel. Es ist wichtig, die richtigen Tools zur Verfügung zu haben, aber auch die richtigen Prozesse. Wenn Sie die richtigen Schritte befolgen, wird alles viel einfacher zu handhaben sein. Das könnte auch bedeuten, dass einige der Dokumente, die Sie benötigen, elektronisch signiert werden müssen. Mit anderen Worten: Gute Mitarbeiter und Prozesse in Kombination mit der richtigen Technologie können über den Erfolg Ihres Projekts entscheiden.
Technologie
Schließlich kommen wir zu dem technologischen Aspekt eines Projekts. Hier werden alle digitalen Informationen gespeichert, und hier werden auch alle digitalen Informationen gesammelt und analysiert. Wenn Sie mit Technologie nicht vertraut sind, kann es schwierig sein zu verstehen, was ein Projekt zu einem Wissensmanager macht. Keine Sorge, wir werden weiter unten auf die Einzelheiten eingehen. Denken Sie nur daran, dass die Technologie eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihres Projekts spielen wird.
Der erste Schritt besteht darin, festzulegen, welche Art von Technologie Sie für die Speicherung der Informationen verwenden wollen. Es stehen viele Optionen zur Auswahl, aber Sie müssen die Grenzen der verschiedenen Technologien für unterschiedliche Aufgaben im Auge behalten. Wenn Sie sich beispielsweise dafür entscheiden, dass Microsoft Project die beste Wahl für die Speicherung von Projektinformationen ist, müssen Sie dafür sorgen, dass alle Teilnehmer Zugriff darauf haben. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, ein gemeinsames Laufwerk in einem Netzwerk einzurichten und dafür zu sorgen, dass nur die Personen, die Zugang haben, darauf lesen und schreiben können. Dies kann ziemlich schwierig sein, wenn Sie keinen Zugang zum technischen Support-Team Ihres Unternehmens haben. Es könnte auch bedeuten, dass Sie in einen SharePoint Server investieren müssen, um die Dokumente des Projekts zu hosten. In jedem Fall sollten Sie dies mit Ihrem Manager oder Projektleiter besprechen, bevor Sie irgendeine Art von Investition tätigen. Technologie ist zu wichtig, um etwas zu riskieren, das vielleicht nicht wie geplant funktioniert. Ein guter Wissensmanager wird sein Bestes tun, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer Zugang zu denselben Dokumenten haben, unabhängig davon, wo sie sich befinden oder welches Gerät sie verwenden. Andernfalls entstehen Informationslücken, die Ihr Projekt gefährden könnten. Auch ein guter technischer Support ist entscheidend, wenn Sie sich für Microsoft Project entscheiden. Das könnte bedeuten, dass Sie in einen separaten Vertrag für den technischen Support investieren oder jemanden einplanen müssen, der Ihnen während der regulären Arbeitszeiten zur Seite steht, wenn Sie Hilfe benötigen. Dies könnte eine echte finanzielle Belastung für Ihr Unternehmen sein, wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden. Stellen Sie also sicher, dass Sie alle Vor- und Nachteile abwägen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Es ist besser, um Hilfe zu bitten, als zu riskieren, wegen einer fehlerhaften Technologie in eine gefährliche Situation zu geraten. Es gibt zu viele Fallstricke, wenn Sie nicht über ausreichende Kenntnisse in diesem Bereich verfügen.
Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen und sich für die Art der Technologie entschieden haben, mit der Sie die Informationen des Projekts speichern wollen, ist es an der Zeit, zum nächsten Schritt überzugehen. Dieser Schritt ist etwas schwieriger zu erklären, da er von der Art des Projekts abhängt, das Sie durchführen. In den meisten Fällen müssen Sie alle Informationen an einem zentralen Ort sammeln, so dass jeder, der an dem Projekt beteiligt ist, Zugriff darauf hat. Das kann die Einrichtung eines Blogs, eines Newsletters oder einer anderen Art von Veröffentlichung sein, auf die jeder zugreifen kann, der über das Projekt informiert werden muss. Sie könnten auch eine Projektwebsite einrichten, auf der die Informationen und die dazugehörigen Unterlagen veröffentlicht werden. Und schließlich könnten Sie einen Helpdesk einrichten, in dem die Benutzer die benötigten Informationen finden können – sei es in Form von Projekthandbüchern, FAQs oder anderen Arten von Anleitungen.
Das Wichtigste, was Sie aus diesem Artikel mitnehmen können, ist, dass es viele Komponenten gibt, die zum Erfolg eines Projekts beitragen. Menschen, Prozesse und Technologie sind alle wichtig, und keiner von ihnen darf übersehen werden. Ein guter Wissensmanager ist in der Lage, alle relevanten Details im Auge zu behalten und gleichzeitig das große Ganze im Auge zu behalten. In vielen Fällen kann die Technologie eine entscheidende Rolle dabei spielen, alles unter einen Hut zu bringen. Neben der richtigen Technologie ist es wichtig, die richtigen Mitarbeiter und Prozesse zu haben. Mit dem richtigen Team ist alles möglich.