Wissensmanagement (KM) ist der Prozess, durch den eine Organisation Wissen erfasst, erstellt, speichert, verteilt und nutzt. Diese Prozesse helfen einer Organisation, in allen Geschäftsbereichen effektiver zu arbeiten und eine höhere Produktivität zu erreichen.
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Die Rolle von KM ist heute von entscheidender Bedeutung, da Unternehmen mit einem beispiellosen Wandel konfrontiert sind, der durch neue Technologien, demografische Veränderungen und die sich ändernden Bedürfnisse der Kunden angetrieben wird. Um in dieser schnelllebigen Welt überleben und gedeihen zu können, müssen Unternehmen ihre Wissensmanagementprozesse und -strategien weiterentwickeln.
Um dies effektiv zu tun, muss ein Unternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen. Zunächst müssen sie die Weichen stellen, um ihre Strategie zu entwerfen. Dazu gehört eine Analyse der aktuellen Position, eine Bewertung der Ziele und die Entwicklung eines Plans, um diese Ziele zu erreichen. Nur so kann ein Unternehmen wirklich verstehen, welchen Wert das Wissensmanagement für sein Unternehmen hat.
Warum sollten Sie sich für Wissensmanagement interessieren?
Es ist allgemein bekannt, dass erfolgreiche Unternehmen mit einem internen Wissensmanagement-Team arbeiten. Diese Teams sind für die Erstellung, Erfassung und Verteilung des Wissens im Unternehmen sowie für dessen kontinuierliche Verbesserung verantwortlich. Betrachten Sie die folgenden Beispiele.
In der pharmazeutischen Industrie wird durch die Generierung von pharmazeutischem Wissen durch Forschung und Entwicklung ein erheblicher Wert geschaffen. Dieser Wert wird jedoch nicht von dem Unternehmen einbehalten, das die Forschung finanziert hat. Infolgedessen ist das generierte Wissen in der Regel nicht für die Öffentlichkeit zugänglich. Hier kommt der Wert eines Wissensmanagement-Teams ins Spiel. Mit Hilfe eines Wissensmanagers kann dieses wertvolle Wissen von allen Teammitgliedern abgerufen und gemeinsam genutzt werden, was zu einer höheren Produktivität führt. Darüber hinaus können externe Mitarbeiter hinzugezogen werden, um zu dieser Forschung beizutragen, was ihren Wert weiter erhöht.
In der Technologiebranche entstehen bei der Produktentwicklung riesige Mengen an Wissen. Jeder, der schon einmal ein Produkt entwickelt und verkauft hat, weiß, welch enorme Menge an Wissen erforderlich ist, um es richtig zu machen. Die meisten Unternehmen sind jedoch nicht in der Lage, dieses Wissen effektiv zu erfassen und zu nutzen, weil es an Wissensmanagementprozessen mangelt. Die Produktentwicklung ist ein komplexer und chaotischer Prozess, bei dem es schwierig ist, sicherzustellen, dass das gesamte erforderliche Wissen erhalten bleibt. Infolgedessen ist die Produktentwicklung in der Regel sehr unkoordiniert und ineffizient, so dass Unternehmen denselben Prozess oft mehrmals wiederholen müssen, bevor sie ihn richtig hinbekommen. Im Gegensatz dazu kann ein gut entwickelter Wissensmanagementprozess Unternehmen jeder Größe dabei helfen, den Nutzen aus ihrem produktbezogenen Wissen zu ziehen, ihre Koordination und Produktivität zu verbessern und innovativer zu werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Wissensmanagement wichtig ist, weil es sicherstellt, dass wertvolles Unternehmenswissen effektiv erfasst, gespeichert und verteilt wird. Dies bedeutet, dass Unternehmen in allen Bereichen ihrer Tätigkeit effizienter arbeiten können, mehr Wert schaffen und innovativer werden.
Was ist der Unterschied zwischen organisatorischem Wissen und Wissen?
Organisatorisches Wissen bezieht sich auf den angesammelten Wissensbestand einer Organisation. Dazu kann alles gehören, von den Prozessen, die das Unternehmen anwendet, über den Kundenstamm bis hin zur Herstellung und dem Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen.
Im Gegensatz dazu wird Wissen definiert als ‚die Fähigkeit, kritisch zu denken, Informationen zusammenzufassen und zu bewerten und begründete Entscheidungen zu treffen‘. Es ist der Prozess der Umsetzung dieses organisatorischen Wissens in die Praxis, der einer Organisation zu mehr Effizienz verhilft. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel einen Prozess entwickelt hat, den es für wertvoll hält, kann es dessen Wirksamkeit messen, indem es die Ergebnisse mit einer Reihe von Benchmarks vergleicht, die es zuvor festgelegt hat. Auf diese Weise kann das Unternehmen sein Wissen verbessern und weiterhin erfolgreich arbeiten. Mit anderen Worten: Wissen ist der Output des Prozesses, und organisatorisches Wissen ist der Input.
Diese Unterscheidung wird noch bedeutsamer, wenn man bedenkt, dass im digitalen Zeitalter Wissen häufig über digitale Medien wie Websites und E-Books vermittelt wird. Daher müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihr Wissen so weit wie möglich zugänglich ist und erhalten bleibt. Mit anderen Worten: Sie müssen sich überlegen, in welchem Format sie ihr Wissen verbreiten wollen und ob diese Formate für Mitarbeiter, Kunden oder potenzielle Kunden zugänglich sind und effektiv genutzt werden können. Darüber hinaus müssen sie sich Gedanken über die Archivierung ihres Wissens machen und eine kohärente und zugängliche Quelle dafür schaffen. Wie immer, wenn es um die Verwaltung von Unternehmensdaten geht, stellt sich auch hier die Frage der Data Governance. Dies bezieht sich auf die Regeln und Prozesse, die notwendig sind, um die Sicherheit, Integrität und Genauigkeit von Unternehmensdaten zu gewährleisten.
Die 4 Stufen des Wissensmanagement-Reifegrads
Die Kenntnis des Reifegrads Ihres Unternehmens im Bereich Wissensmanagement kann Ihnen dabei helfen, die Effektivität Ihrer Wissensmanagement-Prozesse zu bewerten und festzustellen, wie Sie sie weiter verbessern können. In der folgenden Tabelle sind die wichtigsten Bereiche des Wissensmanagements und der jeweilige Reifegrad aufgeführt.
Stufe 1: Wissen wird auf individueller Ebene geschaffen. Wie bereits erwähnt, wird das Wissen eines Unternehmens im Allgemeinen im Laufe der Zeit durch individuelle Erfahrung und akademische Studien erworben. Dieser Prozess ist zwar effektiv und wertvoll, reicht aber in der Regel nicht aus, um sicherzustellen, dass das gesamte erforderliche Wissen erfasst wird, so dass erhebliche Wissenslücken bestehen bleiben können. In Stufe 1 bleibt das Wissen innerhalb der vier Wände des Unternehmens und ist für externe Mitarbeiter, einschließlich Kunden, nur begrenzt sichtbar. Infolgedessen ist das Wissensmanagement der Stufe 1 im Allgemeinen unkoordiniert, manuell und ineffizient.
Stufe 2: Wissen wird in Praxisgemeinschaften gebündelt. Auf Stufe 2 wird das Wissen zwischen Kollegen und Teammitgliedern sowie Kunden ausgetauscht. Daher besteht in Organisationen der Stufe 2 die Aufgabe des Wissensmanagers darin, dieses gemeinsam genutzte Wissen in einer einzigen, zugänglichen Quelle zusammenzuführen. Diese Quelle ist in der Regel ein Wissensspeicher, auf den alle Teammitglieder im gesamten Unternehmen zugreifen und ihn nutzen können. Auf diese Weise ist das Wissensmanagement der Stufe 2 in hohem Maße koordiniert und effizient, da die Teams genau dort auf das erforderliche Wissen zugreifen können, wo sie es benötigen. Zu den Vorteilen des Wissensmanagements der Stufe 2 gehört die Tatsache, dass es die Innovationsfähigkeit erheblich steigert und die Qualität der getroffenen Entscheidungen verbessert. Viele Unternehmen, insbesondere solche, die sehr kreativ sind, arbeiten auf dieser Ebene.
Stufe 3: Wissen wird durch formale Schulungs- und Entwicklungsprogramme für alle zugänglich gemacht. Auf Stufe 3 investieren Unternehmen stark in die Ausbildung ihrer Mitarbeiter und holen spezialisierte Auftragnehmer und Berater hinzu, die ihr Wissen weitergeben und Schulungen anbieten. Daher ist in Organisationen der Stufe 3 die Sichtbarkeit von Wissen stark erhöht, so dass jeder, vom Topmanagement über das mittlere Management bis hin zum jüngsten Mitarbeiter, auf das erforderliche Wissen zugreifen und es nutzen kann.
Stufe 4: Das formale Wissen wird durch informelles Lernen über soziale Medien ergänzt. Auf Stufe 4 sind Einzelpersonen und Gruppen in der Lage, Wissen und Informationen über Blogs, Wikis, Podcasts und andere Formen der sozialen Medien auszutauschen. Folglich wird in Organisationen der Stufe 4 die Fähigkeit, Innovationen und Veränderungen voranzutreiben, durch den Austausch von Wissen und Informationen in der gesamten Organisation weiter verbessert. Außerdem bedeutet die Tatsache, dass viele Menschen heute in der Lage sind, über das Internet und über Mobiltelefone problemlos auf Wissen und Informationen zuzugreifen, dass diese Ebene des Wissensmanagements auch dann effektiv ist, wenn niemand physisch anwesend ist.
Das Wichtigste, was Sie daraus mitnehmen können, ist, dass Sie für ein effektives Wissensmanagement überlegen müssen, wo Sie derzeit stehen und wo Sie hinwollen. Sie sollten einen Kurs entwerfen, der Sie von Ihrem jetzigen Standort dorthin bringt, wo Sie hinwollen, und dabei die verschiedenen Faktoren berücksichtigen, die in jeder Phase auftreten. Nur so können Sie die Effektivität Ihrer Wissensmanagement-Prozesse bestimmen, Bereiche festlegen, in denen Sie sich verbessern können, und entscheiden, wie Sie diese Chance voll ausschöpfen können.