Einer der wichtigsten Aspekte eines jeden Unternehmens sind die Menschen, die dort arbeiten. Großartige Mitarbeiter, die motiviert sind und sich wertgeschätzt fühlen, machen den Erfolg eines Unternehmens aus. Leistungsstarke Mitarbeiter bedeuten aber auch, dass Sie wahrscheinlich eine große Menge an qualitativ hochwertiger Arbeit produzieren, die schwer zu verwalten ist.
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Oft stoßen Mitarbeiter auf Wissen, das für ihre Arbeit nützlich sein könnte, aber es kann schwierig sein, sich an alle Details des Gelernten zu erinnern. An dieser Stelle kommt Wissensmanagement-Software ins Spiel. Es handelt sich dabei um Tools, die es den Mitarbeitern ermöglichen, das Wissen und die Fähigkeiten, die sie erlernt haben, im Auge zu behalten, um so ihre Produktivität zu steigern und ihre Zeit optimal zu nutzen.
Funktionen & Vorteile
Viele Wissensmanagement-Programme bieten zahlreiche Funktionen und Vorteile, die sie für den Benutzer interessant machen. Eines der wichtigsten Merkmale ist die Art und Weise, wie sie die Erfahrung der Mitarbeiter verbessern. Mit einer Kanban-basierten Wissensdatenbank zum Beispiel können Mitarbeiter problemlos auf die benötigten Informationen zugreifen, ohne ihren Schreibtisch verlassen zu müssen. Dadurch wird die Zeit, die in den „geschäftigen“ Momenten verschwendet wird, reduziert und der Mitarbeiter kann sich wieder dem widmen, was er am besten kann – der Arbeit.
Durch die Reduzierung des Zeitaufwands für irrelevante Aktivitäten sind die Mitarbeiter besser in der Lage, sich auf das zu konzentrieren, was wichtig ist. Das wiederum bedeutet, dass die Qualität ihrer Arbeit steigt und sie schneller Lösungen für auftretende Probleme finden. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihr Wissen und ihre Fortschritte mit Hilfe einer Kanban-Tafel oder ähnlichen Tools zu verfolgen, können sie den Wert dessen, was sie lernen, leicht erkennen und wissen, wie sie es auf ihre Arbeit anwenden können. Dieses gesteigerte Gefühl der Produktivität und des Engagements wird zu zufriedeneren und engagierteren Mitarbeitern führen und sich positiv auf den Geschäftsbetrieb und die Produktivität auswirken.
Arbeitszeitmanagement
Softwares für das Wissensmanagement auf der Grundlage von Kanban ermöglichen es den Mitarbeitern beispielsweise, ihre Arbeit und die Arbeit ihrer Kollegen problemlos zu verfolgen. Dies ermöglicht eine größere Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, wovon sowohl der Einzelne als auch das Team profitieren. Darüber hinaus können Mitarbeiter mit der richtigen Software nun strenge Arbeitsroutinen einhalten, die ihnen helfen, produktiver zu sein und weniger Zeit mit unproduktiven Tätigkeiten zu verschwenden. Dies wiederum kann dazu beitragen, die Gesamtproduktivität des Unternehmens zu steigern und ein besseres Zeitmanagement zu ermöglichen.
Durch den Einsatz von Zeiterfassungssoftware und anderen ähnlichen Tools können Sie viel leichter erkennen, wofür Sie Ihre Zeit verwenden. Das wiederum ermöglicht es Ihnen, effizienter zu arbeiten und Bereiche zu identifizieren, in denen Sie sich verbessern können. Außerdem hilft Ihnen die Möglichkeit, einen Bericht über Ihre Fortschritte einzusehen, dabei, fundiertere Entscheidungen über Ihre Arbeit zu treffen und zu entscheiden, ob Sie ein bestimmtes Studien- oder Ausbildungsgebiet verfolgen sollten.
Produktivität
Es gibt zahlreiche Studien, die zeigen, dass ein Informationsmanagementsystem die Produktivität der Mitarbeiter verbessert. Das liegt vor allem daran, dass sie weniger Zeit mit der Suche nach den benötigten Informationen verschwenden müssen, wenn ihnen alle Informationen jederzeit zur Verfügung stehen. Außerdem sorgt der ständige Informationsfluss dafür, dass die Mitarbeiter ständig lernen und auf dem neuesten Stand ihres Fachgebiets sind, was sie wiederum wesentlich produktiver macht.
Außerdem kann Wissensmanagement-Software dazu beitragen, das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen, indem sie ihnen den Wert, den sie für das Unternehmen bringen, und die Rolle, die sie in den Abläufen spielen, bewusster macht. Das wiederum kann dazu führen, dass sie sich bei ihrer Arbeit mehr wertgeschätzt und engagiert fühlen. Und schließlich macht die Möglichkeit, den Überblick über ihr Wissen und ihre Fähigkeiten zu behalten, in Verbindung mit den Vorteilen, die sich aus der gesteigerten Produktivität ergeben, die Wissensmanagement-Software zu einem wertvollen Instrument für Unternehmen, die ihre operativen Fähigkeiten verbessern wollen.
Lernen
Eines der Hauptziele eines jeden Unternehmens ist es, so erfolgreich wie möglich zu sein und seine Produktivität zu steigern. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die Mitarbeiter so zu schulen, dass sie viel effizienter arbeiten können. Dies kann jedoch schwierig sein, wenn man den Mitarbeitern nicht die notwendigen Lernmittel zur Verfügung stellt. Wenn die Mitarbeiter beispielsweise keinen Zugang zu den richtigen Schulungsmaterialien haben, müssen sie entweder ihr eigenes Geld für teure Kurse ausgeben oder darauf hoffen, dass jemand anderes ihnen Materialien zur Verfügung stellt. Wenn sich ein Unternehmen also für die Investition in Wissensmanagement-Software entscheidet, investiert es auch in die Weiterbildung und Produktivität seiner Mitarbeiter.
Eine der großartigen Eigenschaften dieser Art von Programmen ist, dass sie es den Mitarbeitern ermöglichen, die notwendigen Fähigkeiten zu erlernen und die erforderlichen Verfahren zu befolgen. Außerdem können die Mitarbeiter durch den Einsatz von E-Learning-Kursen von jedem Ort und zu jeder Zeit auf die Schulungsunterlagen zugreifen, was hilfreich sein kann, wenn man herausfinden will, welche Fähigkeiten man vor einem bestimmten Termin erlernen muss – vor allem, wenn man versucht, die Schulung selbst zu absolvieren.
Sicherheit & Datenschutz
Eines der wichtigsten Dinge für jedes Unternehmen, ganz gleich, ob es sich um eine große Organisation oder nur um eine Einzelperson handelt, die von zu Hause aus arbeitet, sind Sicherheit und Datenschutz. Als Geschäftsinhaber müssen Sie sich wohl fühlen, wenn Sie die Informationen Ihres Unternehmens mit anderen teilen und sicher sein können, dass keine vertraulichen Unternehmensdaten nach außen dringen oder gehackt werden. Aus diesem Grund verschlüsseln die meisten Wissensmanagement-Softwarepakete die auf ihren Servern gespeicherten Daten, so dass, selbst wenn es jemandem gelingen sollte, Ihre persönlichen Informationen in die Hände zu bekommen, diese für niemanden sonst von Nutzen wären. Außerdem bieten viele Anbieter die Möglichkeit, Computer, die kompromittiert oder gestohlen wurden, aus der Ferne zu löschen und zurückzusetzen, so dass keine Informationen zurückbleiben.
Es gibt verschiedene Sicherheitsstufen, die gewährleisten, dass Ihre persönlichen Daten sicher sind. Einige Anbieter gehen noch einen Schritt weiter, indem sie für die Übertragung aller sensiblen Daten eine SSL-Verbindung verwenden, so dass selbst Ihre drahtlose Internetverbindung nicht zum Abhören der Kommunikation genutzt werden kann.
Mobil
Angesichts des Aufstiegs der „always on“-Mitarbeiter und der Verbreitung mehrerer Geräte ist es nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, mobile Technologien in ihren Betrieb einzubinden. Die Möglichkeit, von überall aus über ein mobiles Gerät wie ein Smartphone oder Tablet auf alle Unternehmensdaten zuzugreifen, ist für viel beschäftigte Mitarbeiter sehr viel bequemer und kann die Art und Weise, wie Geschäftsabläufe durchgeführt werden, verbessern. Aus diesem Grund bieten viele Wissensmanagement-Softwarepakete mobile Apps an, die heruntergeladen und auf einem mobilen Gerät verwendet werden können.
Da viele Apps zum Herunterladen zur Verfügung stehen, ist es für die Mitarbeiter ein Leichtes, die benötigten Informationen abzurufen, egal wo sie sich befinden. Außerdem bedeutet die Möglichkeit, mobile Geräte für die Dateneingabe und die Bestandsverwaltung zu nutzen, dass Unternehmen einen Großteil ihrer Abläufe von unterwegs aus erledigen können. Dies wiederum kann die Effizienz und die Leichtigkeit des Geschäftsbetriebs verbessern.
Ob Sie nun ein großes Team von Mitarbeitern haben oder einfach nur das Beste aus Ihren vorhandenen Mitarbeitern herausholen wollen, Sie werden sehen, wie ein Wissensmanagement-Softwarepaket Ihre Arbeitsweise erheblich verbessern kann. Mit diesen Programmen können Sie nachverfolgen, was jeder einzelne Mitarbeiter gelernt hat und wie er seinen Zielen näher kommt. Dies wiederum ermöglicht es Ihnen, Ihren Mitarbeitern ein besseres Feedback zu geben und ihnen zu ermöglichen, stolz auf ihre Arbeit zu sein.