Informations- und Wissensmanagement

Die meisten Unternehmen sind heute digital, und Unternehmen, die keine digitale Präsenz haben oder die nicht mit der Zeit gegangen sind, laufen Gefahr, ins Hintertreffen zu geraten. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Schritt zu halten, finden Sie hier einige der wichtigsten Dinge, die Sie über Informations- und Wissensmanagement (IKM) wissen müssen.

Die Rolle von IKM in Ihrer digitalen Strategie

IKM spielt in jedem Unternehmen oder jeder Organisation eine wichtige Rolle, insbesondere in der heutigen Welt, in der Informationen und Daten einen hohen Stellenwert haben. Da Unternehmen so stark in die digitale Transformation investieren, ist es wichtig, dass sie verstehen, wie wichtig es ist, Informationen abteilungs-, standort- und zeitzonenübergreifend zu sammeln, zu organisieren und sinnvoll zu nutzen. Dies ist heute wichtiger als je zuvor, denn die digitale Strategie eines Unternehmens entscheidet über Erfolg oder Misserfolg des gesamten Betriebs. Eine gute IKM-Strategie sollte alle Aspekte eines Unternehmens umfassen, von Marketing und Vertrieb bis hin zu HR und Beschaffung.

Sie sollten auch die Fähigkeiten berücksichtigen, die Sie in Ihrem IKM-Team benötigen, sowie die Technologien, die Sie benötigen, um Daten sammeln, speichern und analysieren zu können. Wenn Sie z.B. eine Personalabteilung suchen, die alle Aspekte einer Personalfunktion, einschließlich Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterbindung, verwalten kann, sollten Sie nach einem Personalverwaltungssystem suchen, das in die Gehaltsabrechnung und die Analysefunktionen integriert ist. Beschaffungssysteme können auch in Fertigungs-, Vertriebs- und Logistikprozesse integriert werden, was diese effizienter und rationeller macht. Dies führt zu weniger Fehlern und einem geringeren Zeitaufwand, was die Gesamteffizienz des Unternehmens verbessert. Alle diese Funktionen zusammen bilden das Rückgrat Ihrer digitalen Strategie.

Organisieren Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen Daten

Wenn ein Unternehmen wächst und sich entwickelt, stellt es oft fest, dass es sich in verschiedene Gruppen oder Abteilungen aufteilen muss, Menschen mit bestimmten Fähigkeiten oder Rollen, Standorte, an denen es seine wertvollsten Daten speichert, sowie Systeme und Hardware zur Unterstützung seiner Operationen. So möchte der Vertrieb vielleicht die demografischen Daten und Verhaltensmuster seiner Kunden im Auge behalten, während das Marketing alle Marketingaktivitäten und -ergebnisse aufzeichnen möchte, z.B. ob die Marketingkampagne ihre primäre Zielgruppe erfolgreich erreicht hat.

Das Problem ist, dass mit dem Wachstum eines Unternehmens auch die Menge an Papierkram und Korrespondenz zunimmt, die damit einhergeht. Es kann auch schwierig werden, den Überblick zu behalten, da sich Ihr E-Mail-Posteingang wie ein riesiger Mülleimer anfühlen kann. Sie könnten auch überlastet sein, wenn Sie mit endlosen Dokumenten konfrontiert werden, die bearbeitet werden müssen. Die Lösung besteht darin, eine gute Strategie für das Informationsmanagement zu entwickeln und die folgenden Best Practices anzuwenden.

Sammlungen

Gute Sammlungen sollten in der Lage sein, eine angemessene Menge an Informationen zu speichern, den richtigen Personen zur richtigen Zeit über mehrere Suchoptionen zugänglich zu sein und für den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt zu werden. Idealerweise sollten Sie eine Sammlungsrichtlinie aufstellen, die Sie leicht dokumentieren können und die jeder im Unternehmen versteht.

Die Vorteile einer guten Sammlung sind vielfältig. Erstens können sie Ihnen helfen, den Überblick über alle Informationen zu behalten, die Sie haben. Sie müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen, ob Sie etwas Wichtiges vergessen haben, da alle Unterlagen über Suchmaschinen und das Intranet des Unternehmens leicht zugänglich sind. Zweitens helfen Ihnen gute Sammlungen dabei, den Überblick über alle Informationen zu behalten, die Sie haben – sowohl persönliche als auch geschäftsbezogene. Drittens können sie Ihnen helfen, die benötigten Informationen zu finden, wenn Sie sie brauchen. Viertens: Da alles an einem Ort verwaltet wird, ist es einfacher, Unterlagen zu finden, wenn Sie sie brauchen. Und schließlich erleichtern gute Sammlungen das Auffinden der benötigten Informationen, wenn Sie sie brauchen – ob es sich nun um ein juristisches Dokument oder einen Marketingbericht handelt.

Indexierung & Seeding

Nachdem Sie alle Informationen gesammelt haben, sollten Sie sie indizieren und eine Seed-Datenbank anlegen, mit der Sie in Zukunft alle entsprechenden Informationen wiederfinden können. Dieser Schritt ist deshalb so wichtig, weil sonst alle Informationen, die Sie haben, zwar wertvoll sind, aber in der Zukunft nicht mehr abgerufen werden können. Nehmen wir an, Sie sind Marketingmanager und entscheiden, dass eine Ihrer besten Vorgehensweisen darin besteht, einen Ordner für alle Ihre Marketingdokumente anzulegen. Sie müssten dann alle Dokumente einzeln durchgehen und sie indizieren, damit der Ordner in Zukunft leicht wiedergefunden werden kann. In ähnlicher Weise können Sie einen Ordner für alle Ihre Verträge und Rechtsdokumente erstellen und eine Legal Seeding-Strategie einrichten, bei der alle Ihre Rechtsdokumente automatisch in einer Fallakte abgelegt werden, wenn sie in das Fallverwaltungssystem eingegeben werden. So können Sie jedes entsprechende Dokument auch dann finden, wenn Sie sich nicht mehr daran erinnern, wo Sie es zuerst gesucht haben – das spart Zeit und Papierkram. Der Schlüssel zu einer guten Indizierungs- und Seeding-Strategie liegt in der Verwendung von Suchfiltern und der Erstellung von Schneevorlagen, so dass alle Informationen, die Sie haben, über Schlüsselwörter oder Nummern (z.B. Mandanten-IDs oder Gesetzeszitate) leicht zugänglich sind.

Forschung

Heutzutage ist die Recherche für die meisten Unternehmen ein wichtiger Schritt im Entscheidungsprozess. Da die Einnahmen eines Unternehmens auf den Entscheidungen beruhen, die es trifft, ist es wichtig, dass diese Entscheidungen auf einer guten Recherche beruhen. Eine gute Forschungsstrategie sollte sowohl die Ziele des Unternehmens als auch die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen berücksichtigen. Wenn ein Krankenhaus beispielsweise den Patientenfluss verbessern und die Zahl der Wiedereinweisungen senken möchte, könnte es eine Forschungsstudie über die Auswirkungen eines Patientenflussdiagramms auf die Konsultationszeiten in der Chirurgie durchführen wollen. Die Studie würde die Konsultationszeiten vor und nach einer Pilotimplementierung eines Patientenflussdiagramms vergleichen, um festzustellen, ob sich die Änderung der Praxis gelohnt hat.

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