Wissensmanagement, das oft mit Methoden des Wissensmanagements einhergeht, umfasst den gesamten Prozess vom Erwerb von Wissen – einschließlich Wissensaustausch, Lernen und Innovation – bis hin zur Schaffung und Pflege eines Wissensbestands, auf den Mitarbeiter, Partner und Kunden zugreifen und den sie nutzen können. Effektives Wissensmanagement beginnt mit einer Organisationsstruktur, die das richtige Gleichgewicht zwischen der Unterstützung des Lernens und der Förderung des individuellen und organisatorischen Erfolgs bietet. Dann geht es darum, die richtigen Richtlinien und Verfahren zu entwickeln, um nachhaltiges, kontinuierliches Lernen zu unterstützen und die „Wissensknappheit“ zu vermeiden, die größere Organisationen oft plagt.
Methoden zur Weitergabe von Wissen
Die gemeinsame Nutzung von Wissen und Fähigkeiten ist eine gängige und effektive Methode, um die Produktivität eines Unternehmens zu steigern und seine Gesamtleistung zu verbessern. Diese Art des Wissensmanagements findet häufig innerhalb eines Unternehmens statt, kann aber auch außerhalb des Unternehmens als Mittel zur Verbindung von Mitarbeitern, Partnern und Kunden mit Ressourcen dienen, die ihnen bei der Lösung von Problemen oder der Nutzung neuer Möglichkeiten helfen können. Eines der besten Beispiele für effektiven Wissensaustausch ist die Open-Source-Software-Bewegung, die 1998 unter anderem das kollaborative Wiki-Softwaretool Wiki hervorbrachte. Seitdem wurden zahlreiche weitere Wiki-Tools und Tools für den Wissensaustausch entwickelt, die die gemeinsame Erstellung, das Management von Ideen und die gemeinsame Nutzung von Inhalten ermöglichen, sogar zwischen Organisationen, die zuvor nicht zusammengearbeitet hätten. So ermöglichen beispielsweise die Plattformen Open Innovation Network (O.I.N.) und Global Engineering Collaboration (GECO) Organisationen die effektive Verbindung von Wissen, Menschen und Ressourcen zur kontinuierlichen Verbesserung.
Lernmethoden
Organisationen verpassen manchmal die Gelegenheit, aus Erfahrungen zu lernen – vor allem, wenn sie „Lernen“ als eine individuelle Aktivität oder eine passive Tätigkeit betrachten, wie das Lesen eines Lehrbuchs oder das Anhören einer Vorlesung. Stattdessen kann Lernen ein aktiver und gemeinschaftlicher Prozess sein, der in der gesamten Organisation stattfindet. Ein Unternehmen kann zum Beispiel das Modell einer Unternehmensuniversität nutzen, bei dem den Mitarbeitern die Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, die sie benötigen, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein, und bei dem sie gleichzeitig die Weiterbildung erhalten, die sie für ihre Karriere benötigen. In einigen Fällen kann sich ein Unternehmen auch dafür entscheiden, ein eigenes internes Schulungsprogramm zu entwickeln, um die Fähigkeiten seiner Mitarbeiter zu verbessern. Aber auch Organisationen, die sich bei der Schulung auf externe Anbieter verlassen, verpassen möglicherweise die Chance, aus Erfahrungen zu lernen, weil sie zu allgemeine oder präskriptive Lernziele festlegen.
Innovationsmethoden
Innovation ist der Prozess der Entwicklung neuer Ideen, Produkte oder Dienstleistungen, um bestehende Probleme zu lösen oder neue Chancen zu nutzen. Wie das Wissensmanagement ist auch die Innovation eine Aktivität, die auf der Organisationsebene beginnt und sich auf die individuelle und kollaborative Ebene verlagert, wo Mitarbeiter, Partner und Kunden Ideen für neue Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse einbringen können, die von der Organisation genutzt werden können.
Der Unterschied zwischen Innovation und alltäglicher Produktentwicklung besteht darin, dass letztere darauf abzielt, bestehende Produkte und Dienstleistungen zu verbessern, um den Bedürfnissen der Verbraucher besser gerecht zu werden, während Innovation der Prozess ist, bei dem eine Idee, ein Konzept oder ein Prozess, der bereits existiert, verwendet wird, um etwas Neues zu schaffen, das es bisher noch nicht gab.
Dieser Innovationsprozess kann durch den Aufbau einer F&E-Abteilung erleichtert werden. Dies ist eine schicke Bezeichnung für eine Gruppe von Mitarbeitern, deren Hauptaufgabe darin besteht, neue Ideen, Produkte und/oder Dienstleistungen zu entwickeln. Alternativ kann Innovation auch außerhalb der F&E-Abteilung stattfinden, wenn sich eine Gruppe von Personen, darunter auch Mitglieder anderer Funktionsbereiche des Unternehmens, zusammenschließt, um gemeinsam neue Ideen, Produkte und/oder Dienstleistungen zu entwickeln. Im letzteren Fall würden diese Personen nicht zur traditionellen F&E-Gruppe gehören, da sie nicht an neuer Hard- oder Software arbeiten, sondern – entweder direkt oder indirekt durch ihre Forschung und Analyse – Beiträge zu dem betreffenden Thema oder Problem liefern.
Organisatorische Struktur
Wie bereits erwähnt, hat die Organisationsstruktur einen großen Einfluss auf die Effektivität des Wissensmanagements in einem Unternehmen. Einer der wichtigsten Aspekte ist, wie die Struktur das richtige Gleichgewicht zwischen der Förderung des individuellen und des organisatorischen Erfolgs herstellt und gleichzeitig Mitarbeitern, Partnern und Kunden den Zugang zu dem Wissen, den Fähigkeiten und der Erfahrung ermöglicht, die für die Lösung von Problemen und die Nutzung neuer Chancen erforderlich sind. Mit anderen Worten: Effektives Wissensmanagement beginnt mit einer Organisation, die so strukturiert ist, dass sie die Zusammenarbeit ermöglicht – und fördert – und gleichzeitig sicherstellt, dass jeder Einzelne die Unterstützung erhält, die er für seinen Erfolg benötigt.
Die Art der Zusammenarbeit, die das Wissensmanagement fördert, ist von Person zu Person unterschiedlich und kann vom informellen Austausch von Best Practices per E-Mail bis zur Teilnahme an einem Open-Source-Projekt reichen. Es gibt jedoch einige „Best Practices“, die die Zusammenarbeit und die Effizienz fördern können und es Unternehmen ermöglichen, eine effektive und effiziente Infrastruktur für das Wissensmanagement aufzubauen und zu pflegen. Unternehmen, die formale Lernstrategien anwenden, wie z.B. die Implementierung eines internen Schulungsprogramms, sollten sich überlegen, welche Art der Zusammenarbeit sie für den Aufbau und die Pflege ihrer Wissensbasis wählen. Werden sie sich für eine Diskussion mit Kollegen über offene Bücher entscheiden? Werden sie sich an eine Online-Lerngemeinschaft wenden, um Unterstützung zu erhalten? Die Entwicklung und Umsetzung einer Wissensmanagementstrategie, die diese Methoden einbezieht, kann dazu beitragen, formelle und informelle Lernmöglichkeiten zu schaffen, die wiederum die Zusammenarbeit und Innovation fördern können.
Policies und Verfahren
Richtlinien und Verfahren sind ein weiterer wichtiger Aspekt der Wissensmanagement-Infrastruktur eines Unternehmens, denn sie legen die Standards und Erwartungen für das gesamte Unternehmen fest. Eines der besten Beispiele für eine gut formulierte Richtlinie ist die One Unified Financial Operations Policy (1UFO), die von der US-Bundesregierung entwickelt wurde, um eine einheitliche und konsistente Handhabung von Einnahmen und Ausgaben in öffentlichen Einrichtungen zu gewährleisten. Die Richtlinie ist sehr klar und einfach gehalten und für jeden, der sie befolgen muss, leicht zugänglich. Die Tatsache, dass sie prägnant und auf den Punkt gebracht ist, hebt sie im Vergleich zu vielen anderen Richtlinien, die für Finanzorganisationen verfasst wurden, hervor; sie ist auf jeden Fall lesenswert, wenn Sie ein Beispiel für eine gute Richtlinie suchen.
Verfahren sind den Richtlinien insofern ähnlich, als sie Standards und Erwartungen für die Arbeitsweise einer Organisation festlegen. Im Gegensatz zu Richtlinien, die in der Regel als prägnante Dokumente präsentiert werden, sind Verfahren jedoch in der Regel stärker formalisiert und können als Schritt-für-Schritt-Anweisungen präsentiert und befolgt werden. Eines der besten Beispiele für ein gut ausgearbeitetes Verfahren ist das Qualitätssystem ISO 9000, das einheitliche Verfahren festlegt, um sicherzustellen, dass die Produkte einem bestimmten Qualitätsstandard entsprechen. Verfahren können bei der Einführung neuer Ideen, Produkte und/oder Dienstleistungen sehr hilfreich sein. Wenn laufend Änderungen vorgenommen werden müssen, können sie auch sehr hilfreich sein, um die Integrität der Wissensbasis eines Unternehmens zu erhalten.
Wissensmangel oder Wissensüberlastung
Eines der Probleme, die größere Organisationen oft plagen, ist eine „Wissensknappheit“ oder „Wissensüberlastung“. Ganz allgemein gesprochen liegt eine Wissensknappheit vor, wenn es ein Übermaß an Wissen gibt – sowohl digitales als auch nicht-digitales – im Vergleich zu den Personen, deren Aufgabe es ist, dieses Wissen zu nutzen. Eine Wissensüberlastung tritt auf, wenn es ein Übermaß an Wissen gibt – insbesondere an digitalen Informationen – im Vergleich zu den Personen, deren Aufgabe es ist, diese Informationen zu filtern und zu priorisieren. Eines der besten Beispiele für eine Wissensknappheit sind die sozialen Medien, die einen riesigen Pool an Informationen bieten, auf den jeder mit einem Smartphone oder Computer zugreifen kann.
Dies sind die gebräuchlichsten Methoden, um eine Wissensdatenbank in einem Unternehmen aufzubauen und zu pflegen. Es ist jedoch nicht immer einfach, das richtige Gleichgewicht zwischen individuellem und organisatorischem Erfolg zu finden und gleichzeitig sicherzustellen, dass jeder – einschließlich Mitarbeiter, Partner und Kunden – über das Wissen verfügt, das er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Deshalb ist es so wichtig, die Struktur Ihres Unternehmens genau unter die Lupe zu nehmen und herauszufinden, wo Sie eventuell nachbessern müssen, um das richtige Gleichgewicht zwischen den beiden Aspekten zu finden. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise bereits so strukturiert ist, dass Zusammenarbeit und Innovation gefördert werden, Sie aber das Gefühl haben, dass es noch Raum für Verbesserungen gibt, sollten Sie sich überlegen, wie Sie Ihr Wissensmanagement ändern. Gibt es bei Ihnen jemanden, der für die Pflege und Verwaltung der Wissensdatenbank zuständig ist? Wenn nicht, wer übernimmt diese Aufgabe und wie viel Erfahrung hat diese Person im Bereich Wissensmanagement? Gibt es Schulungsbedarf, der angesprochen werden sollte?