Warum wird Wissensmanagement nicht betrieben

Die meisten Unternehmen tun sich schwer damit, mit den riesigen Datenmengen Schritt zu halten, die durch Online-Recherchen, soziale Medien und E-Mails entstehen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind die Unternehmen immer mehr auf Technologie angewiesen, um operative Effizienz zu erreichen. Wenn Technologie jedoch ohne angemessene Strategie und Planung eingesetzt wird, laufen Unternehmen Gefahr, gegenüber Konkurrenten, die sich besser an das digitale Zeitalter angepasst haben, den Kürzeren zu ziehen.

Ein Bereich, in dem die Abhängigkeit der Unternehmen wächst, ist das Wissensmanagement.

Das traditionelle Wissensmanagement stützte sich auf Einzelpersonen wie Buchhalter, die die für das Funktionieren von Unternehmen notwendigen Prozesse und Verfahren dokumentierten. Dokumente wie Einkaufsleitfäden, Marketingmaterial und Rezepte wurden in Akten und in den Regalen des Büros aufbewahrt. Die Mitarbeiter stellten oft Fragen zu den Abläufen des Unternehmens, die entweder mit weiteren Dokumenten oder mündlichen Anweisungen von Vorgesetzten beantwortet wurden.

Mit dem Aufkommen des Internets, der digitalen Fotografie und der Online-Speicherung sind viele dieser Informationen jetzt auf Abruf und zu minimalen Kosten verfügbar. Dies bietet Unternehmen die Möglichkeit, eine leicht zugängliche Wissensbasis zu schaffen, auf die Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden gleichermaßen zurückgreifen können.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen dafür sorgen, dass sie in Bezug auf neue Verfahren, Technologien und Vorgehensweisen stets auf dem Laufenden bleiben. Dazu müssen sie ständig nach Antworten auf Fragen suchen, die ihnen helfen, ihr Geschäft besser zu verstehen.

Die Vorteile einer Wissensmanagement-Strategie

Die Vorteile einer Wissensmanagement-Strategie sind vielfältig. Einige der offensichtlichsten Vorteile sind:

  • Sicherstellung von Qualität, Konsistenz, und Vertrauen in die Bereitstellung von Wissen
  • Steigerung des Gesamt-IQ des Unternehmens, indem sichergestellt wird, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen
  • Reduzierung von Fehlern und Verschwendung durch effektive Kommunikation
  • Differenzierung des Unternehmens von der Konkurrenz
  • Schnellere Entscheidungsfindung
  • Anpassung an Kundenwünsche
  • Steigerung der Mitarbeiterproduktivität
  • Zugang zu Expertenwissen
  • Reduzierung von Geschäftsrisiken
    • Wie erstellt man eine Wissensmanagement-Strategie

      Um eine Strategie für das Wissensmanagement zu entwickeln, sollten Sie zunächst den aktuellen Wissensstand im Unternehmen ermitteln. Dazu können Sie eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen & Gefahren) zu diesem Thema durchführen oder ein Tool wie das SMART-Framework (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Realistisch & Zeitgerecht) verwenden.

      Sobald Sie sich ein klares Bild von der aktuellen Situation gemacht haben, können Sie sich daran machen, die Lücken in Ihrem Wissen zu finden. Welche Fragen müssen Sie beantworten können, um Ihr Geschäft besser zu verstehen? Was sind die Dinge, von denen Sie wissen, dass Sie sie tun sollten, es aber nicht tun?

      Der erste Schritt besteht darin, eine Liste dieser Fragen zusammenzustellen und sie dann nach ihrer relativen Bedeutung für das Geschäft zu priorisieren. Sie sollten versuchen, mindestens die Hälfte dieser Fragen vor Jahresende zu beantworten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, unterteilen Sie die Liste nach Kategorien und ordnen Sie dann die Kategorien nach dem, was Ihrer Meinung nach am nützlichsten für Ihr Unternehmen ist. Sobald Sie Ihre Liste haben, können Sie sich an die Beantwortung dieser Fragen machen.

      Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen ein klares Bild davon vermitteln, wie gut Sie sich in den verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens auskennen. Sie können diese Informationen auch nutzen, um zu ermitteln, welche Art von Schulung und/oder Ausbildung Ihre Mitarbeiter benötigen, um sicherzustellen, dass sie in der Lage sind, Ihren Kunden stets den bestmöglichen Service zu bieten.

      Die Wichtigkeit der Dokumentation

      Eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun müssen, um eine Wissensmanagementstrategie zu entwickeln, ist sicherzustellen, dass Ihre gesamte Dokumentation auf dem neuesten Stand ist. In der Vergangenheit fanden Unternehmen oft wichtige Dokumente wie Jahresberichte, Marketingmaterial und Rechtsdokumente in ihrem Büro verstreut. Die Mitarbeiter wussten oft nicht mehr, wie das Unternehmen arbeitet und mussten sich auf ihr Gedächtnis verlassen oder ihre Kollegen um Hilfe bitten. Die Dokumentation, die auf den Systemen des Unternehmens gespeichert ist, würde ihnen helfen, ihre Fragen zu beantworten, und auch als Backup dienen, falls sie etwas vergessen haben.

      Mit dem Aufkommen der Technologie können viele dieser Informationen in leicht zugänglichen Datenbanken gespeichert und von den Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden. Sie können Tools wie Confluence verwenden, um Ihre gesamte Dokumentation an einem Ort aufzubewahren und sie denjenigen, die sie benötigen, leicht zugänglich zu machen. Die Dokumentation kann regelmäßig aktualisiert werden, wenn neue Informationen verfügbar werden.

      Warum wird die Dokumentation getrennt von den übrigen Informationen des Unternehmens aufbewahrt?

      Es ist wichtig zu wissen, dass die Dokumentation nicht dasselbe ist wie die übrigen Informationen des Unternehmens. Sie wird oft als weniger wichtig oder sogar als unbedeutend angesehen. Aus diesem Grund legen Unternehmen möglicherweise weniger Wert auf die Dokumentation ihrer Prozesse und Systeme als auf ihr Marketingmaterial oder ihre Jahresabschlüsse. Dies könnte es dem Unternehmen erschweren, den Überblick über seine eigenen Unterlagen zu behalten, falls diese einmal verloren gehen oder beschädigt werden.

      Wenn Sie entscheiden, wo Sie die Dokumentation Ihres Unternehmens aufbewahren, sollten Sie die Arten von Bedrohungen und Risiken abschätzen, denen Sie wahrscheinlich ausgesetzt sind. Vielleicht befinden Sie sich an einem Ort mit einem hohen Risiko von Überschwemmungen oder Bränden. In diesem Fall könnte es ratsam sein, wichtige Dokumente in einem wasserdichten Behälter aufzubewahren. Oder wenn Sie an einem Ort arbeiten, an dem Ihre Informationen wahrscheinlich von Hackern angegriffen werden, ist es vielleicht sicherer, diese Informationen in einem Rechenzentrum zu speichern, auf das nur autorisiertes Personal Zugriff hat.

      Ungeachtet dessen, wo Sie die Unterlagen Ihres Unternehmens aufbewahren, sollten Sie immer dafür sorgen, dass sie sicher aufbewahrt werden. Das hängt davon ab, welches Risiko Sie einzugehen bereit sind. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Bedrohungen und Risiken, denen Sie ausgesetzt sind, gering sind, wäre es ratsam, Ihre Unterlagen an einem relativ informellen Ort wie einer Schreibtischschublade oder einem Ablageschrank aufzubewahren. Je mehr Risiko Sie bereit sind, einzugehen, desto sicherer sollten Sie Ihre Dokumentation machen.

      Die verschiedenen Arten von Dokumentation

      Abgesehen davon, dass Sie Ihre Dokumentation auf dem neuesten Stand halten, sollten Sie auch sicherstellen, dass die Art der Dokumentation, die Sie erstellen, den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. Das kann bedeuten, dass Sie verschiedene Arten von Dokumentation für unterschiedliche Zwecke erstellen müssen. Wenn Sie z.B. ein Marketingunternehmen sind, sollten Sie eine Art Marketingplan zusammen mit einer Marktforschung erstellen. Auch Jahresabschlüsse, juristische Dokumente und behördliche Unterlagen können zu den Dokumentationsarten gehören, die Sie für Ihr Unternehmen aufbewahren müssen.

      Abhängig davon, was Ihr Unternehmen macht, sollten Sie verschiedene Arten von Unterlagen erstellen. Wenn Sie zum Beispiel ein Bauträgerunternehmen sind, sollten Sie einen Entwicklungsplan und eine Projektdokumentation erstellen. Es gibt viele verschiedene Arten von Dokumentationen, die Sie erstellen können. Überlegen Sie also genau, was Ihr Unternehmen braucht und welchen Zweck die einzelnen Dokumentationen erfüllen sollen.

      So erstellen Sie eine Masterliste der Dokumentation

      Um eine Masterliste für die Dokumentation zu erstellen, sollten Sie zunächst die Arten von Informationen ermitteln, die Sie benötigen. In den meisten Fällen werden Sie eine Art von Jahresbericht benötigen, da dies oft die wichtigste Informationsquelle über Unternehmen ist. Sie können auch in Erwägung ziehen, einen Leitfaden zu den verschiedenen Genehmigungen und Lizenzen zu erstellen, die Ihr Unternehmen für seine Tätigkeit benötigt. Ein Marketingplan wird oft als die Blaupause für ein Unternehmen angesehen. Ein guter Leitfaden zu der Literatur, die Sie lesen müssen, um effektives Marketingmaterial zu erstellen, ist oft Gold wert. Als Leiter einer Marketingfirma finde ich oft nützliche Tipps und Tricks in den Medien oder auf Websites, die ich besuche.

      Um eine Masterliste für die Dokumentation zu erstellen, sollten Sie zunächst die Arten von Informationen ermitteln, die Sie benötigen. In den meisten Fällen werden Sie eine Art von Jahresbericht benötigen, da dies oft die wichtigste Informationsquelle über Unternehmen ist. Sie können auch in Erwägung ziehen, einen Leitfaden zu den verschiedenen Genehmigungen und Lizenzen zu erstellen, die Ihr Unternehmen für seine Tätigkeit benötigt. Ein Marketingplan wird oft als die Blaupause für ein Unternehmen angesehen. Ein guter Leitfaden zu der Literatur, die Sie lesen müssen, um effektives Marketingmaterial zu erstellen, ist oft Gold wert. Als Leiter einer Marketingfirma finde ich oft nützliche Tipps und Tricks in den Medien oder auf Websites, die ich besuche.

      Dokumentenmanagement-Software

      Eine der besten Möglichkeiten, in der heutigen Welt den Überblick über die Dokumentation zu behalten, ist der Einsatz von Software zur Dokumentenverwaltung. Diese Tools können über einen Webbrowser aufgerufen oder auf einen Desktop heruntergeladen werden. Sobald ein Dokument eingegeben ist, kann es leicht gesucht und gefunden werden. Sobald es gefunden ist, kann es leicht referenziert, an eine E-Mail angehängt oder ausgedruckt werden.

      Das Tool kann dann gesperrt werden, so dass nur die autorisierten Benutzer darauf zugreifen können. In Fällen, in denen die Informationen online veröffentlicht wurden, können sie von jedem, der Zugang zum Internet hat, leicht gefunden und heruntergeladen werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, alle Dokumente, die aus solchen Foren entfernt werden, auf einem privaten Server oder in einem privaten Arbeitsbereich aufzubewahren.

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