In der heutigen Welt verändern sich die Unternehmen schnell; sie müssen sich mit ihnen verändern. Um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, müssen sie lernen, effizienter, effektiver und produktiver zu sein. Einer der größten Bereiche, in denen Unternehmen ineffizient sind, ist das Wissen, das sie im Laufe der Jahre erworben haben. Sie werden nicht mit der Konkurrenz mithalten können, wenn sie nicht wissen, wie sie ihr Wissen effektiv organisieren und verwalten können, damit diejenigen, die es brauchen, darauf zugreifen können. Hier kommt die Rolle des Projektmanagements ins Spiel. Dabei handelt es sich um den Prozess der Planung, Ausführung und Kontrolle der Vorgänge, die mit der Schaffung von etwas Neuem oder Verbessertem verbunden sind. In diesem Blogbeitrag geht es um drei Bereiche des Projektmanagements, die in direktem Zusammenhang mit dem Wissensmanagement stehen – Umfang, Zeitplan, Budget – und wie Sie sie integrieren können, um Ihr Projekt effizienter und effektiver zu gestalten.
Planung ToO
Der erste Schritt im Planungsprozess besteht darin, den Umfang des Projekts zu definieren. Dies ist der Teil, in dem Sie genau herausfinden, was Sie tun werden und wie Sie es tun werden. Der Grund, warum dies der erste Schritt ist, liegt darin, dass der Umfang die Grundlage für den gesamten Plan ist. Er legt die Grenzen fest und dient als Blaupause für den Rest des Projekts. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was der Umfang des Projekts ist, können Sie Ihre Geschäftsleitung oder die Projektleiter anderer Projekte, die mit Ihrem Projekt vergleichbar sind, um Hilfe bitten. Sie können Ihnen eine bessere Vorstellung davon vermitteln, was Sie erwartet und Ihnen helfen, realistische Ziele zu setzen. Wenn Ihr Projekt zum Beispiel darin besteht, ein neues Logo zu entwerfen, Sie aber noch nie zuvor Designarbeit geleistet haben, dann sollten Sie sich das einfache Ziel setzen, ein Logo zu entwerfen, das einfach zu verstehen und leicht zu reproduzieren ist.
Schätzung der Kosten
Der zweite Schritt im Planungsprozess ist die Schätzung der Kosten für das Projekt. Bei diesem Schritt werden alle Ressourcen berücksichtigt, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Je genauer Sie die Kosten des Projekts abschätzen können, desto besser stehen Ihre Chancen, Ihr Projekt effizient zu planen. In diesem Stadium können Sie die Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen – wie Ihre Zeit, Ihre Fähigkeiten oder Ihre Ausrüstung – nutzen, um einen Kostenvoranschlag zu erstellen, mit dem Sie sich wohl fühlen. Wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, wie viel das Projekt kosten wird, können Sie Ihre Geschäftsleitung oder andere Experten auf diesem Gebiet um Hilfe bitten. Diese können Ihnen einen ungefähren Kostenvoranschlag für die zu erledigende Arbeit geben.
Budgetierung fürO
Der dritte Schritt im Planungsprozess besteht darin, ein Budget für das Projekt festzulegen. Dies ähnelt in gewisser Weise der Schätzung der Projektkosten, ist aber eher ein grober Überblick über das Geld, das Sie für das Projekt zur Verfügung haben. Die Festlegung eines Budgets für das Projekt verhindert, dass Sie unnötige Ausgaben tätigen und stellt sicher, dass Ihnen das Geld nicht ausgeht, bevor das Projekt abgeschlossen ist. Sie können Ihre geschätzten Kosten für das Projekt als Richtwert für das Budget verwenden. Auch hier gilt: Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie viel Geld Sie zur Verfügung haben, können Sie Ihre Geschäftsleitung oder Finanzexperten um Hilfe bitten. Diese können Ihnen eine Vorstellung davon vermitteln, wie viel Geld Ihnen zur Verfügung steht und Ihnen helfen, ein realistisches Budget für das Projekt festzulegen.
Planung für ein effektives Management
Der letzte Schritt im Planungsprozess ist die Planung der effektiven Verwaltung des Projekts. Damit ist gemeint, dass Sie dafür sorgen, dass alles nach Plan läuft und dass alle Beteiligten während des gesamten Projekts auf derselben Seite stehen. Es bedeutet auch, dafür zu sorgen, dass das Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird – solange alles im Rahmen des Plans bleibt, können Sie das Projekt als effektiv gemanagt betrachten. Wenn Sie der Meinung sind, dass es jemanden gibt, der mit dem Rest des Teams nicht auf einer Wellenlänge ist, dann können Sie ihn in dieser Phase in den Planungsprozess einbeziehen, damit er Teil der Lösung sein kann. Auf diese Weise weiß jeder, was vor sich geht, und alle arbeiten auf dasselbe Ziel hin. Auf diese Weise können Sie auch feststellen, ob das Projekt erfolgreich sein wird oder nicht. Wenn Sie sich alle einig sind, dass dies der Fall ist, dann ist das großartig! Wenn Sie der Meinung sind, dass es Probleme geben könnte, können Sie den Plan noch einmal überarbeiten und versuchen, die Probleme zu lösen, bevor das Projekt beginnt. Auf diese Weise müssen Sie nicht in einem chaotischen Zustand enden, weil jemand vergessen hat, etwas Wichtiges in den Plan aufzunehmen. Achten Sie darauf, dass der Plan sehr detailliert ist, damit alle Beteiligten genau wissen, worum es geht. So vermeiden Sie unnötige Überraschungen, sobald das Projekt beginnt.
Projekte effektiv zu managen, muss nicht schwer sein. Es erfordert nur etwas Planung und Geduld – und die Bereitschaft, zuzugeben, wenn Sie sich irren. Beginnen Sie damit, den Umfang des Projekts festzulegen und zu bestimmen, wie viel Sie bereit sind, dafür auszugeben – und halten Sie sich dann daran. Wenn Sie sich realistische Ziele setzen und daran festhalten, können Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt nicht scheitert. Sie können auch andere Experten auf dem Gebiet um Hilfe bitten. Diese haben vielleicht mehr Erfahrung mit einem bestimmten Bereich des Projekts als Sie und können Ihnen hilfreiche Ratschläge geben. Als Projektleiter ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alles reibungslos abläuft und dass jeder seinen Beitrag leistet. Sie müssen den Überblick über alle Details behalten und sicherstellen, dass Sie die Aufgaben an die richtigen Personen delegieren. Solange Sie alles im Voraus planen, wird es viel einfacher sein, das Projekt zu managen – und einfacher, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten. Wenn Sie also erfolgreich sein wollen, dann planen Sie weiter und bereiten Sie sich vor – es wird sich am Ende auszahlen.