Die Vorteile des Wissensmanagements sind zahllos, und es gibt unzählige Möglichkeiten, es in Ihrem Unternehmen einzuführen. Der Einstieg kann jedoch entmutigend wirken, vor allem wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige der besten Praktiken vor, die Ihnen einen erfolgreichen Start ermöglichen können. Diese werden Ihnen dabei helfen, ein möglichst effektives Wissensmanagement-Programm zu erstellen.
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Setzen Sie Ihren Satz
Sie werden zweifellos von Ihren Kunden oder Stakeholdern Fragen zu Ihrem KM-Programm gestellt bekommen, daher sollten Sie sich einen Satz ausdenken, der in Ihrer Branche zum Standard wird, wenn Sie über KM sprechen. Wenn Sie zum Beispiel im Gesundheitswesen tätig sind und ein KM-Programm einführen wollen, sollten Sie den Begriff „Medizinmanagement“ oder „operative Effektivität im Gesundheitswesen“ anstelle von „KM“ verwenden. Dies wird dazu beitragen, Ihr Programm als ernstzunehmende Initiative zu etablieren und kann Sie bei der Umsetzung ein gutes Stück weiterbringen.
Bilden Sie ein unterstützendes Team
Der Erfolg Ihres Programms hängt in hohem Maße von der Unterstützung durch Schlüsselpersonen in Ihrem Unternehmen ab, daher sollten Sie sich mit einem Team von Experten umgeben. Von Ihren UX-Spezialisten (Customer User Experience) bis hin zu Ihrem Programm-Manager und Implementierer brauchen Sie Leute, die mit an Bord sind, um das Programm zu verwirklichen. Menschen sind wichtig, und die richtigen Menschen zu haben, ist noch viel wichtiger. Darüber hinaus sollten Sie in Erwägung ziehen, Fachexperten (SMEs) hinzuzuziehen, die Sie während des gesamten Prozesses unterstützen. Der Aufbau einer soliden Wissensbasis unter Ihren Mitarbeitern wird sich zweifellos als vorteilhaft erweisen und den Prozess effektiver machen. KMUs können wertvolle Einblicke geben, die Ihnen helfen können, Ihr Programm zu verbessern und das Beste daraus zu machen.
Planen Sie Ihre Einführung
Bei der Planung Ihres KM-Programms sollten Sie alles berücksichtigen, von der Branche, in der Sie tätig sind, bis hin zur Größe Ihres Unternehmens. Berücksichtigen Sie, in welchem Stadium des Lebenszyklus Ihres Programms Sie sich befinden, ob Sie die Möglichkeit hatten, es zu testen oder ob es gerade erst eingeführt wurde. Wenn Sie wissen, wie lange Ihr Programm bereits in Arbeit ist und ob Sie einen Punkt erreicht haben, an dem Sie es als erfolgreich betrachten können, hilft Ihnen das bei der Entscheidung, welche Ressourcen Sie für die Weiterentwicklung des Programms bereitstellen müssen. Wenn Sie zum Beispiel schon eine Weile an Ihrem Programm arbeiten und es sich in einem Stadium befindet, in dem Sie es als Beta-Test betrachten können, sollten Sie vielleicht in mehr Nutzerforschung investieren, mehr Nutzer-Personas erstellen und möglicherweise weitere Funktionen hinzufügen. Wenn Sie hingegen Ihr Programm gerade erst eingeführt haben und es sich noch in der Anfangsphase befindet, sollten Sie die Richtung Ihres Programms neu bewerten und die Ergebnisse Ihrer Forschung nutzen, um wesentliche Verbesserungen vorzunehmen. Eine klare Vorstellung davon zu haben, wohin Sie gehen und wie Sie Ihr Programm weiterentwickeln wollen, wird sich in der Entwicklungsphase als unschätzbar erweisen.
Bestimmen Sie die beste Plattform
Bei der Wahl der Plattform für Ihr Wissensmanagement-Programm sollten Sie alles berücksichtigen, von der Art des Inhalts (z.B. Text, Audio oder Video) bis zum gewünschten Output (z.B. Berichte, Präsentationen oder Online-Foren). Wenn Sie beispielsweise nach einer schnellen und einfachen Möglichkeit suchen, mundgerechte Videos zur Schulung Ihrer Mitarbeiter zu erstellen, sollten Sie ein Tool wie Vidyard für die Erstellung Ihrer Schulungsvideos in Betracht ziehen. Wenn Sie hingegen einen ausführlichen Bericht suchen, der von Ihrem Team gemeinsam genutzt werden kann, sollten Sie Tools wie Report on Demand von Marketo verwenden, um Ihre individuellen Berichte zu erstellen. Achten Sie darauf, dass Sie ein Tool wählen, das sich während des gesamten Lebenszyklus Ihres Programms als nützlich erweisen wird.
Verwenden Sie die richtigen Metadaten
Metadaten sind für jede Art von Dokumentation von entscheidender Bedeutung, und sie sind für ein effektives Wissensmanagement unerlässlich. In den Metadaten sollte alles über den Inhalt enthalten sein, von der Frage, für wen der Inhalt bestimmt ist, bis hin zu der Frage, was mit dem Inhalt gemacht werden soll. Einige nützliche Metadaten, die Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumentationsvorlagen berücksichtigen sollten, lauten wie folgt:
- Autor
- Titel
- Datum
- Kurzbeschreibung
- Zielpublikum
- Anleitung
- Referenzen
- Gradenstufe
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- Schlüsselwörter
- Beschreibung
- Eingeschlossene Referenzen
- Zusätzliche Informationen
- Danksagungen
- Abbildungsnachweis
- Vorlage
- Versionsgeschichte
- Sicherheitshinweise
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Wenn möglich, sollten Sie ein paar Beispieldokumente mit Ihrem Inhalt erstellen, damit andere sie sehen können. Dies wird Ihnen helfen, nützliche Metadaten zu erstellen, die Ihrem Publikum helfen, die benötigten Informationen effizient zu finden. Wenn Sie außerdem einen Beispielbericht oder eine Dokumentation haben, die bereits mit Ihren Inhalten erstellt wurde, können Sie in Erwägung ziehen, diese mit weiteren Schlüsselwörtern zu versehen, damit sie in Zukunft leichter gefunden werden können.
Denken Sie an den Endbenutzer
Zu guter Letzt sollten Sie immer an den Endnutzer Ihrer Inhalte denken. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer Ihr Publikum ist, sollten Sie es fragen. Das hilft Ihnen bei der Erstellung effektiver Inhalte, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Außerdem sollten Sie berücksichtigen, mit welchen Geräten diese auf Ihre Inhalte zugreifen (z.B. Mobiltelefone, Tablets oder Laptops) und Ihre Inhalte an die bevorzugte Lernmethode anpassen (z.B. Audio, Video oder Text).
Wie Sie sehen, gibt es unzählige Möglichkeiten, Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen einzuführen. Nehmen Sie sich auf jeden Fall die Zeit, darüber nachzudenken, welche Unterstützung Sie von Ihrem Unternehmen benötigen und welche Art von Inhalten Sie erstellen müssen. Wenn Sie erst einmal die Vorteile eines gut konzipierten Wissensmanagement-Programms erkannt haben, werden die Ideen nur so sprudeln und Sie werden feststellen, dass Sie dies in Ihrem Unternehmen unabhängig von Ihrer Rolle einführen wollen. Viel Glück!
Zusätzlich sollten Sie darüber nachdenken, wie andere Ihre Inhalte nutzen werden. Bestimmen Sie das Niveau des typischen Nutzers und implementieren Sie Ihre Metadaten entsprechend. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Kenntnisstand Ihr typischer Benutzer hat, sollten Sie ihn fragen. So können Sie feststellen, ob Ihre Inhalte für Ihre Benutzer geeignet sind und die richtigen Metadaten erstellen.
Erstellen Sie nützliche Metadaten
Sobald Sie Ihre Inhalte haben, sollten Sie überlegen, wie Sie nützliche Metadaten erstellen können. Die Metadaten, die Sie erstellen, sollten nicht nur Informationen über den Inhalt liefern, sondern auch Ihrem Publikum helfen, die benötigten Informationen effizient zu finden. Einige nützliche Metadaten, die Sie erstellen sollten, sind folgende: