Da wir immer mehr Zeit vor einem Bildschirm verbringen, ist der Arbeitsplatz zunehmend digital geworden. Die meisten von uns arbeiten heute in einem Büro, und obwohl kollaborative Arbeitsumgebungen immer häufiger vorkommen, sind sie noch nicht für jeden etwas, womit er sich wohlfühlt.
Die menschliche Technologie wird eine große Rolle dabei spielen, wie sich unser Leben in Zukunft entwickeln wird. Schon jetzt sind wir als Generation darauf konditioniert worden, mehr von unserer Technologie zu erwarten, und die Industrie arbeitet weiter an Innovationen, um uns die bestmögliche Erfahrung zu bieten.
Auch die Unternehmen passen sich an diese neue Welt an. Vorbei sind die Zeiten, in denen Produktivität und Effizienz durch einen einfachen „Mausklick“ definiert wurden. Stattdessen erkennen die Unternehmen, dass sie den ganzen Menschen in den Mittelpunkt stellen müssen, indem sie Faktoren wie Produktivität, Sicherheit und Kultur ebenso berücksichtigen wie das Endergebnis.
Wissensmanagement-Systeme
Um mit diesem Wandel Schritt zu halten, haben viele Unternehmen Wissensmanagementsysteme (KM-Systeme) eingeführt. Dabei handelt es sich um Softwarelösungen, mit denen Mitarbeiter bei Bedarf auf Wissen zugreifen, es organisieren und aktualisieren können. Es gibt zwar eine Vielzahl von KM-Systemen, die alle ihre Vorzüge und Eigenheiten haben, aber eines haben sie alle gemeinsam: Sie sorgen dafür, dass die Mitarbeiter effizient und effektiv auf den neuesten Stand gebracht werden, was sie wissen müssen.
Warum brauchen Sie ein Wissensmanagementsystem?
Wissensmanagementsysteme sind für jedes Unternehmen von Vorteil – unabhängig von der Größe oder der Branche -, da sie dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter immer die Informationen zur Hand haben, die sie benötigen. Das bedeutet, dass das Wissen nie „veraltet“ ist, sondern immer frisch in den Köpfen derjenigen ist, die es benötigen. Darüber hinaus ermöglicht ein KM-System eine tiefere persönliche und berufliche Entwicklung, indem es das Wissen, das im Laufe der Karriere einer Person angesammelt wird, aufzeichnet.
Organisationen, die ein KM-System implementieren, stellen außerdem fest, dass der Zeitaufwand für die Dokumentation sinkt, da die Mitarbeiter die benötigten Informationen einfach mit Hilfe bekannter Begriffe und des integrierten Thesaurus suchen können.
Die verschiedenen Arten von Wissen, die Sie benötigen
Obgleich die meisten Unternehmen von einem Wissensmanagementsystem profitieren werden, ist es wichtig, dass Sie die spezifischen Arten von Wissen ermitteln, die Ihre Mitarbeiter benötigen und was sie besonders auszeichnet. Die verschiedenen Abteilungen haben unterschiedliche Wissensanforderungen, und um erfolgreich zu sein, müssen Sie berücksichtigen, was jede einzelne von ihnen einzigartig macht. Außerdem bedeutet die Tatsache, dass eine Person in einem bestimmten Fachgebiet erfahren ist, nicht, dass sie in allen Bereichen sachkundig ist.
Es kann zum Beispiel sein, dass jemand mehrere Jahre in einer bestimmten Branche gearbeitet hat, aber vielleicht nicht die Gelegenheit hatte, mit Software oder in einem digitalen Umfeld zu arbeiten. Infolgedessen kann es sein, dass er, obwohl er über das entsprechende Wissen verfügt, aufgrund seiner begrenzten praktischen Erfahrung nicht so effizient ist, wie er sein könnte. Indem Sie einen digitalen Arbeitsplatz schaffen, der allen Mitarbeitern zugänglich ist, fördern Sie die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und verbessern ihre Produktivität. Indem Sie außerdem spezifische Schulungsprogramme auf die Lernstile Ihrer Mitarbeiter zuschneiden, ermöglichen Sie ihnen, die besten Ergebnisse zu erzielen.
Wie können Sie das Wissen organisieren?
Wie bereits erwähnt, hilft ein Wissensmanagementsystem dabei, den Überblick über das Wissen zu behalten, das eine Person im Laufe ihrer Karriere erwirbt. Aber selbst wenn es richtig eingesetzt wird, kann eine Wissensdatenbank extrem unstrukturiert werden, so dass es für die Mitarbeiter schwieriger wird, bestimmte Informationen abzurufen, wenn sie sie brauchen. Um das Beste aus einem Wissensmanagementsystem herauszuholen, müssen Sie sich überlegen, wie Sie die Informationen organisieren und strukturieren wollen.
In diesem Sinne sollten Sie die Einrichtung verschiedener „Abteilungen“ innerhalb Ihrer Wissensdatenbank in Betracht ziehen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind das Unternehmen S&P Global und haben ein Team von Forschern, die über die neuesten Nachrichten zu den Marktschwankungen in den Schwellenländern auf dem Laufenden bleiben müssen. Natürlich würden Sie eine separate Wissensdatenbank einrichten, die Emerging Market Knowledge Base (EMKB), in der all diese Informationen gespeichert werden können. Wann immer ein Mitglied Ihres Teams auf diese Informationen zugreifen möchte, weiß es genau, wo es zu suchen hat.
Technologie bringt Sie nur so weit
Die Technologie wird zwar eine wichtige Rolle dabei spielen, wie sich unser Leben in Zukunft entwickelt, aber sie wird nicht alles übernehmen können. Selbst wenn alles reibungslos läuft, wird die Technologie Sie irgendwann im Stich lassen. Aus diesem Grund sollten Sie alternative Wissensquellen wie Bücher und Artikel in Betracht ziehen. Im Falle einer technologischen Störung können Sie auf die Expertenmeinung eines anderen zurückgreifen.
Wissen ist Macht
Da wir immer mehr Zeit vor dem Bildschirm verbringen, wird die Fähigkeit, sofort und präzise auf externe Wissensquellen zuzugreifen, entscheidend sein. Die richtigen Informationen zur Hand zu haben, wenn man sie braucht, wird Ihr Unternehmen verändern.
Organisationen werden nicht mehr durch die Größe ihrer Büros oder die Höhe des Geldes auf ihren Bankkonten definiert. Stattdessen werden sie an dem Wissen gemessen werden, das ihre Mitarbeiter besitzen.