Wissensmanagement in Projekten

Viele Projekte, darunter auch Softwareentwicklungsprojekte, sind komplexe Unternehmungen, die sich über Monate und sogar Jahre erstrecken können. In dieser Zeit können viele Beteiligte unterschiedliche Sichtweisen auf ein und denselben Sachverhalt haben, was zu einer Vielzahl von schlechten Ergebnissen führen kann, wie z.B. misslungene Produkte, schlechte Kundenerfahrungen und mehr.

Ein Ansatz, der dabei helfen kann, klare Ziele zu setzen und die Komplexität zu durchbrechen, ist der Einsatz von Wissensmanagement-Tools, wie z.B. JIRA. Diese Tools können Teams dabei helfen, den Überblick über das Wissen zu behalten, das im Laufe eines Projekts generiert wird, und bieten einen zentralen Ort für diese Informationen. Durch die Einrichtung klarer Kommunikationskanäle zwischen den Teammitgliedern können Wissensmanagement-Tools auch dazu beitragen, dass jeder über die Fakten verfügt, die er benötigt, um die richtigen Entscheidungen zu treffen – sei es in Bezug auf das Design oder auf das Geschäft.

Wichtige Fakten über Projekte

Faktoren wie Zeit und Ressourcen schränken die meisten Projekte ein. In der Planungsphase ist es nicht ungewöhnlich, auf Probleme wie die schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu stoßen, bei der sich die Anforderungen summieren und schließlich das übersteigen, was ursprünglich geplant war.

Trotz dieser Herausforderungen bietet ein Projekt immer noch eine Reihe von Vorteilen, die es zu nutzen gilt. Die wichtigsten Fakten über Projekte sind wie folgt:

• Komplexe Projekte können schwer zu planen sein und erfordern oft von Anfang an ein hohes Maß an Aufsicht
• Wissensgenerierung ist während eines Projekts entscheidend. Neue Informationen können immer gefunden werden, und die Teammitglieder verfügen möglicherweise über unterschiedliche Fachkenntnisse, die sie in ein Projekt einbringen können
• Selbst sehr erfolgreiche Projekte können im Nachhinein noch erhebliche Überarbeitungen und Verfeinerungen erfordern
• Der Wert eines Projekts kann auf verschiedene Weise bewertet werden, vom Endergebnis bis zum Kundenerlebnis
• Auf Grund dieser Tatsachen ist es unerlässlich, dass jedes Team, das an einem Projekt beteiligt ist, genau weiß, was es tut und warum es es tut. Der Einsatz spezialisierter Tools wie JIRA kann zwar durchaus hilfreich sein, aber nichts kann die Notwendigkeit einer effektiven Kommunikation zwischen den Teammitgliedern ersetzen.

  Warum Projektmanagement?

  Die meisten Unternehmen und Organisationen sind nicht gut für die gemeinsame Entscheidungsfindung strukturiert, die für die Festlegung einer gemeinsamen Vision und Vorgehensweise für ein Projekt entscheidend ist. In diesen Fällen kann ein Projekt ein besonders nützliches Instrument sein. Bei einem Projekt kann jedes Teammitglied sein einzigartiges Fachwissen in eine Aufgabe einbringen, und die Ergebnisse der Arbeit jedes Einzelnen können in einem Überprüfungsprozess bewertet und wiederholt werden.

  Wenn Sie z.B. an einem Bestandsverwaltungssystem für ein großes Unternehmen arbeiten, müssen Sie möglicherweise eine Vielzahl von Fragen zur optimalen Strukturierung des Systems und zur besten Vorgehensweise für jedes Szenario durchdenken. Durch ein Projekt können Sie verschiedene Hypothesen testen, wertvolle Erfahrungen sammeln und bewährte Verfahren für die Fertigstellung und den Einsatz des Systems in der Praxis festlegen.

  Was ist Projekt-Wissensmanagement?

  Projekt-Wissensmanagement, kurz PKM, ist eine Form des Wissensmanagements, die die Prozesse und Tools umfasst, die zur Erstellung, Speicherung und Verteilung von Wissen innerhalb eines Projekts eingesetzt werden. In diesem Zusammenhang kann ein Projekt als ein geschlossener Kreislauf betrachtet werden, in dem Teammitglieder neues Wissen generieren, das dann gespeichert und mit anderen innerhalb des Teams sowie mit Personen außerhalb des Teams (potenzielle Kunden, Lieferanten usw.) geteilt werden muss.

  Da Projekte so komplex sein können, ist es wichtig, dass die verschiedenen beteiligten Komponenten, einschließlich der Mitarbeiter, Prozesse und Tools, alle aufeinander abgestimmt sind und in dieselbe Richtung funktionieren. Wenn dies nicht der Fall ist, kann die Verwaltung eines Projekts zu einer echten Herausforderung werden, insbesondere wenn es zu Problemen oder Verzögerungen kommt.

  Die spezifischen Themen, die unter PKM fallen, variieren von Projekt zu Projekt – sie können vom Anforderungsmanagement über das Design oder die Entwicklung bis hin zur Bereitstellung und Integration sowie zur Überwachung und Wartung reichen. Im Wesentlichen geht es um die Prozesse und Tools, die die Erstellung, Speicherung und Verteilung von Wissen innerhalb eines Projekts unterstützen. Dazu gehören Bereiche wie:

  • Archivierung. Es ist wichtig, den Überblick darüber zu behalten, was wann getan wurde. Es macht keinen Sinn, denselben Prozess erneut zu bearbeiten, nur weil die Informationen jetzt auf andere Weise zugänglich sind. Allerdings ist es auch wichtig, Informationen nicht zu lange aufzubewahren. Wenn Sie eine Zeit lang an einem Projekt gearbeitet haben und plötzlich feststellen, dass Sie einige der Dinge, die Sie getan haben, überarbeiten müssen, weil sie nicht mehr relevant sind oder sich geändert haben, kann das zu Problemen führen. Die regelmäßige Archivierung von Informationen kann hier Abhilfe schaffen. Ebenso wichtig ist es, die archivierten Informationen regelmäßig zu überprüfen und festzustellen, ob sie auch heute noch zutreffen.
  • Analyse der Ergebnisse. Sobald der ursprüngliche Projektentwurf und die Arbeit abgeschlossen sind, ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten und zu sehen, wie die Dinge gelaufen sind. Wenn Sie beispielsweise an einem Bestandsverwaltungssystem für ein großes Unternehmen arbeiten und die Hypothese getestet haben, dass ein Barcode-Scanner und eine Smartphone-App die Effizienz verbessern können, ist es wichtig, zu analysieren, ob dies wirklich der Fall war oder nicht. War es komplizierter als erwartet, das System einzurichten und zu lernen, es effektiv zu nutzen? Mussten die Benutzer viel Zeit damit verbringen, sich individuell in die Verwendung der App und des Scanners einzuarbeiten, oder war das gesamte Team in der Lage, das System auf Anhieb effektiv zu nutzen?
  • Feedback und Überprüfung. Nur weil etwas heute funktioniert, heißt das nicht, dass es auch morgen noch funktioniert. Wenn Teammitglieder neue Ideen haben oder Wege entdecken, wie das Projekt verbessert werden kann, ist es wichtig, einen Prozess zu haben, der sicherstellt, dass diese Ideen berücksichtigt und in zukünftige Iterationen des Projekts einbezogen werden.
  • Schließen Sie den Kreis. Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten und zu sehen, ob die zu Beginn gesetzten Ziele erreicht wurden oder nicht. Hatte der Kunde die Funktionalität, die er brauchte und schätzte? War das Design für die Ziele geeignet? Hat das Entwicklungsteam seine Zielvorgaben erfüllt?
  • Überwachung und Wartung. Und schließlich: Nur weil etwas heute funktioniert, heißt das nicht, dass es auch in Zukunft funktionieren wird. Wie bei jeder anderen Software oder jedem anderen Tool können auch Projekte im Laufe der Zeit veralten, wenn sie nicht angemessen gewartet werden. Das Ziel der Projektüberwachung und -wartung ist es, sicherzustellen, dass das Projekt weiterhin effektiv funktioniert.
  • Sie fragen sich vielleicht, was das Wissen eines Projekts ausmacht. Grob gesagt lässt sich das Wissen eines Projekts in drei Kategorien einteilen:
    • Traditionell. Dies bezieht sich auf die Informationen, die in Handbüchern, Designdokumenten und anderen Materialien gespeichert sind, die außerhalb des Projekts erstellt und gepflegt werden. Mit anderen Worten, etwas, das bereits vorher (zumindest theoretisch) über das Projekt bekannt war. Wenn Sie beispielsweise an der Website eines Reiseunternehmens arbeiten und beschließen, das Layout der Website neu zu gestalten, müssten Sie den Inhalt der Website aus dem Handbuch und anderen schriftlichen Materialien (einschließlich Websites) entnehmen, in denen die verschiedenen Arten von Reisen, die das Unternehmen anbietet, beschrieben werden. Die Layout-Informationen könnten dann über die neu gestaltete Website in die Praxis umgesetzt werden.
    • Projektspezifisches Wissen. Dabei handelt es sich um Informationen, die nur im Zusammenhang mit dem Projekt erzeugt und verwendet werden. Wenn Sie z.B. an der Website eines Chemiewerks arbeiten und sich entscheiden, eine Produktseite für eine chemische Verbindung zu entwerfen, die in der Lebensmittelverarbeitung verwendet wird, müssen Sie die Informationen darüber, wie man die Seite richtig ablegt, vom Projektmanager oder dem Ingenieur des Werks erhalten. Es wäre zwar schön, wenn alles in einem Handbuch oder sogar in einem Wiki niedergeschrieben wäre (da es sich wahrscheinlich um Informationen handelt, die während des Projektlebenszyklus häufig verwendet werden), aber in den meisten Fällen wird stattdessen das kollektive Wissen des Teams im System gespeichert (in Form von Arbeitsabläufen, Prozessen und Fachwissen).
    • Technisches Wissen. Technisches Wissen bezieht sich auf die Informationen und das Know-how, die erforderlich sind, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Wenn Sie z.B. an der Website eines Reiseunternehmens arbeiten und beschließen, das Layout der Website neu zu gestalten, müssen Sie die Layout-Informationen aus dem Handbuch und anderen schriftlichen Materialien (einschließlich Websites) beschaffen, in denen die verschiedenen Techniken zur Gestaltung einer gut aussehenden Reise-Website beschrieben sind. Sobald Sie die Layout-Informationen haben, können Sie damit beginnen, Ergebnisse zu erzielen, indem Sie die verschiedenen Designtechniken, die Sie gelernt haben, anwenden.
    • Nur weil etwas ein Projekt ist, heißt das nicht, dass es sich um ein informationszentriertes Projekt handelt. Es gibt eine Vielzahl von Projekten, bei denen nicht viele Informationen aufgeschrieben werden müssen – denken Sie nur an all die Projekte, bei denen es um den Bau, die Beschaffung oder die Installation von Geräten geht. In diesen Fällen kann eine Menge Wissen stillschweigend vorhanden sein (d.h. nicht explizit weitergegeben werden). Das macht es noch schwieriger, das Wissen eines Projekts festzulegen.

      Wie unterscheidet sich das Wissensmanagement in Projekten von anderen Arten des Wissensmanagements?

      Projektwissensmanagement unterscheidet sich von anderen Arten des Wissensmanagements dadurch, dass es sich weitgehend mit den Prozessen und Werkzeugen befasst, die zum Aufbau, zur Pflege und zur Verteilung von Wissen innerhalb eines Projekts eingesetzt werden. Dazu können die Prozesse zur Erfassung und Aufzeichnung von Anforderungen, zum Entwurf des Produkts oder der Dienstleistung, zur Entwicklung der Software und vieles mehr gehören. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass die gesamte Projektkommunikation mit diesen Tools erfolgt, aber sie können sicherlich dazu verwendet werden, sie zu erleichtern.