Der Aufbau einer Bibliothek mit wertvollen Informationen ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Die Informationen, die Ihnen jetzt zur Verfügung stehen, ob in Papierform oder in digitaler Form, sind bares Geld wert. Darüber hinaus ändern sich die Informationen, auf die Sie Zugriff haben, ständig und entwickeln sich weiter, so dass Ihre Sammlung regelmäßig aktualisiert werden muss, um mit der Zeit Schritt zu halten.
Mit einer Wissensdatenbank haben Sie die Möglichkeit, alle Informationen Ihres Unternehmens zu zentralisieren, so dass sie für alle zugänglich sind und gleichzeitig das Risiko eines Datenverlusts verringert wird. Außerdem können Sie strukturierte, digitale Wissensdatenbanken verwenden, um Ihre Sammlung durchsuchbar und verwaltbar zu machen.
Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Vorteile, die sich aus der Einrichtung eines Wissensmanagementsystems ergeben:
Verbesserung der betrieblichen Effizienz
Indem Sie eine umfassende Dokumentation über die Abläufe und Systeme Ihres Unternehmens erstellen, können Sie sich wiederholende Aufgaben reduzieren und die Gesamtproduktivität Ihrer Teams steigern. Wenn jedes Teammitglied über ein umfassendes Verständnis Ihrer Prozesse und Systeme verfügt, schafft dies eine stabilere Umgebung und verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, die zu kostspieligen Ausfallzeiten oder Missmanagement führen könnten.
Wenn Sie beispielsweise mehrere Abteilungen in Ihrem Unternehmen haben und jede von ihnen einen anderen Prozess für die Bearbeitung von Bestellungen verfolgt, könnten Sie einen einzigen Prozess für die Bestellung von Produkten entwickeln. Wenn Sie alle Schritte in der richtigen Reihenfolge zur Hand haben, können Sie die Produktivität steigern und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringern. Sobald der Prozess standardisiert ist, können Sie ihn auf andere Standorte und Teams ausweiten und so einen Netzwerkeffekt erzeugen, der den Wissensschatz in Ihrem Unternehmen verbreitet.
Steigern Sie das Vertrauen Ihrer Kunden
Indem Sie Ihre Geschäftsprozesse und -verfahren dokumentieren, können Sie Kunden, Geschäftspartnern und Stakeholdern zeigen, dass Sie sich für Transparenz und Verantwortlichkeit bei Ihren Abläufen einsetzen. Durch eine klare und präzise Dokumentation können Sie Bedenken hinsichtlich der Qualität Ihrer Dienstleistung (oder Ihres Produkts) zerstreuen und so dazu beitragen, eine engere Bindung zu Ihren geschätzten Kunden aufzubauen.
Wenn Sie beispielsweise ein Landschaftsbauunternehmen sind und vermuten, dass einige Ihrer Kunden in letzter Zeit Beschwerden hatten, könnten Sie eine Überprüfung der Servicequalität einleiten, indem Sie die Schritte, die Sie unternommen haben, um die Bedenken auszuräumen, und die Ergebnisse dieser Maßnahmen dokumentieren. Diese Art der offenen und transparenten Kommunikation fördert ein tieferes Vertrauen zwischen Ihnen und Ihren Kunden, was wiederum das Geschäftswachstum fördert.
Reduzieren Sie das Geschäftsrisiko
Indem Sie Ihre Geschäftsprozesse und -abläufe digital verwalten, können Sie das Risiko von Fehlern und Cyberangriffen, die aus veralteten oder unvollständigen Informationen resultieren, verringern und sicherstellen, dass Sie Ihren Teams und Kunden stets die aktuellsten, verifizierten Daten zur Verfügung stellen. Indem Sie die Menge an doppelten Informationen reduzieren, können Sie außerdem den Speicherbedarf für die Sicherung aller Daten sowie die Wiederherstellungszeit verringern, die erforderlich ist, um nach einer Katastrophe wieder einen brauchbaren Zustand herzustellen. Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie Sie mit einer gut ausgeführten Wissensmanagement-Strategie sowohl Zeit als auch Geld sparen und gleichzeitig die Sicherheit der Informationen Ihres Unternehmens erhöhen können.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, laden Sie unseren Leitfaden zu den Grundlagen eines digitalen Wissensmanagementsystems herunter, der Ihnen dabei hilft, eine Dokumentationsbibliothek zu erstellen, die als Beleg für die Kompetenz Ihres Unternehmens dient.
Schaffen Sie eine Kultur des Lernens
Wenn jeder Einzelne in Ihrem Unternehmen seine Stärken nutzt, um sich neue Kenntnisse und Fähigkeiten anzueignen, schaffen Sie eine Kultur des Lernens, in der jeder bestrebt ist, sich und Ihr Unternehmen durch Weiterbildung zu verbessern. Dokumentation und Wissensmanagement sind nicht nur wertvoll für die Verbesserung der Funktionsweise Ihres Unternehmens, sondern bieten den Mitarbeitern auch einzigartige berufliche Möglichkeiten. Wenn Sie sich zum Beispiel für Mode interessieren, aber nicht über die technischen Kenntnisse verfügen, die für die Erstellung eines digitalen Schnittmusters erforderlich sind, könnten Sie sich für das von Threadless angebotene Ausbildungsprogramm interessieren.
Durch praktische Erfahrungen können Ihre Mitarbeiter das technische Know-how erwerben, das für die Erstellung einzigartiger Designs erforderlich ist, die in der sich ständig verändernden Modewelt von unschätzbarem Wert sein werden. Darüber hinaus macht eine gut gefüllte Wissensbibliothek jeden Einzelnen in Ihrem Unternehmen wertvoller, da Sie bei Fragen immer die passende Antwort finden können. Außerdem kann Wissen unter den Mitarbeitern ausgetauscht werden, wodurch ein Netzwerkeffekt entsteht, von dem Ihr gesamtes Unternehmen profitiert.
Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich diese Ressourcen an:
Digitales Wissensmanagement-System (DKMS)
Ein digitales Wissensmanagementsystem (DKMS) ist eine Sammlung des gesamten Wissens und der Dokumentation, über die Ihr Unternehmen verfügt. Es dient in der Regel als Enzyklopädie oder als Aufzeichnung der Existenz Ihres Unternehmens. Ein gut konzipiertes und implementiertes DKMS wird in Ihre bestehenden Systeme und Infrastrukturen integriert, um wichtige Unternehmensdaten auf zuverlässige, sichere und benutzerfreundliche Weise bereitzustellen.
Ein DKMS sollte alle notwendigen Unterlagen enthalten, die ein Kunde benötigt, sowie alle wichtigen Informationen, die ein Mitarbeiter über die Abläufe, Systeme und Prozesse Ihres Unternehmens wissen muss. In einem DKMS können Sie auch alle speziellen Informationen speichern, die Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit durch Erfahrung angesammelt hat, wie z.B. Geschäftsgeheimnisse und geschützte Informationen. Ein gut konzipiertes und implementiertes DKMS bietet Ihnen die Möglichkeit, die Beiträge jedes Einzelnen nachzuverfolgen, so dass Sie sicherstellen können, dass jede Person für die Informationen verantwortlich ist, die sie beiträgt. Außerdem können Sie die Änderungen, die im Laufe der Zeit an den Informationen vorgenommen werden, nachverfolgen, wobei jede Änderung einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. So können Sie nachverfolgen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.
Dokumentation zum Mitdenken
Wie unser Freund, der Jurist William Shakespeare, schrieb: „Es gibt nichts Schlimmeres als eine schlechte Dokumentation.“ Wenn Sie versuchen, schlecht geschriebenen Anweisungen oder unverständlichen Dokumenten zu folgen, können Sie viel Zeit verschwenden und Ihre Teams frustrieren. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Ihre Dokumentation einfach zu verstehen ist und dass man keinen Doktortitel in Informatik braucht, um sie zu verstehen. Die Think Aloud-Dokumentation gibt Ihnen die Möglichkeit, mit Ihrer Dokumentation zu sprechen. So können Sie die Anweisungen klar und eindeutig befolgen und vermeiden unangenehme Überraschungen, wenn der Implementierungsprozess abgeschlossen ist. Die Think Aloud-Dokumentation zeichnet auch die Diskussionen Ihres Teams über die Anweisungen auf und ermöglicht es Ihnen, den Prozess aus jeder beliebigen Perspektive noch einmal zu überprüfen. Dies ist von unschätzbarem Wert, vor allem wenn Sie feststellen, dass Sie oder jemand aus Ihrem Team den Überblick über das große Ganze verlieren, weil sie so sehr damit beschäftigt sind, die kleinsten Details des Prozesses zu verfolgen.
Strukturierte Dokumentation
Die Erstellung einer geschäftsfähigen Dokumentationsbibliothek muss nicht zeitaufwendig oder schwierig sein. Es gibt mehrere strukturierte Dokumentationstechniken, mit denen Sie schnell alle benötigten Informationen erhalten, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob die Informationen aktuell sind oder nicht. Wenn Sie beispielsweise Software wie Scrivener, Github oder Confluence verwenden, können Sie die von der Software bereitgestellten Vorlagen nutzen und die vorhandene Struktur verwenden, um schnell und einfach mit dem Schreiben Ihrer Dokumentation zu beginnen.
Im Folgenden finden Sie einige der beliebtesten Techniken zur strukturierten Dokumentation: