Dies ist ein grundlegender Leitfaden zum Wissensmanagement. Wir behandeln die Grundlagen des Wissensmanagements und wie Sie eine Wissensmanagement-Strategie in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
Warum Wissensmanagement?
Wissensmanagement ist die Gesamtheit der Prozesse und Aktivitäten, die ein Unternehmen zur Erfassung, Speicherung und Verteilung von Wissen einsetzt. In diesem Artikel werden die Grundlagen des Wissensmanagements erörtert, z.B. der Unterschied zwischen Wissen und Information, die definierenden Merkmale von Wissen und die Entwicklung einer effektiven Wissensmanagement-Strategie.
Was ist Wissen?
Wissen ist die Gesamtheit der Informationen, die eine Person über ein bestimmtes Thema weiß oder gelernt hat. Wenn Sie zum Beispiel Chemieingenieur sind, wissen Sie vielleicht viel über Chemie. Sie wissen, welche Elemente für ein Molekül benötigt werden, wie man das Molekulargewicht eines Moleküls berechnet und so weiter. Diesen Wissensschatz nutzen Sie, um Probleme zu lösen und neue Produkte zu entwickeln. Es wird auch als „erlerntes Wissen“ bezeichnet.
Auch wenn all dieses Wissen sehr hilfreich ist, kann es schwierig sein, den Überblick über alles zu behalten, was Sie wissen. An dieser Stelle kommt ein Wissensmanagementsystem ins Spiel. Ein Wissensmanagementsystem ist eine Sammlung von Software, die dazu dient, Wissen zu erfassen, zu speichern und zu verbreiten. Einige der gängigsten Anwendungen eines Wissensmanagementsystems sind E-Mail-Benachrichtigungen und Wikis. Ein wichtiger Vorteil eines Wissensmanagementsystems ist die Möglichkeit, Ihr Wissen nachzuvollziehen und nachzuweisen, indem Sie Ihr Wissen mit dem verbinden, was Sie im System gespeichert haben.
Warum brauchen wir ein Wissensmanagementsystem?
Wie bei jeder anderen Initiative zum Sammeln von Informationen kann auch Wissen ein wertvolles Gut für ein Unternehmen sein. Wenn es richtig verwaltet wird, kann es das intellektuelle Kapital darstellen, das notwendig ist, um im Wettbewerb zu bestehen und auf dem Markt erfolgreich zu sein. Das Hauptproblem beim Umgang mit Wissen besteht darin, herauszufinden, was man damit tun soll, und es zu verfolgen, sobald es erfasst wurde. Ein Wissensmanagementsystem kann Ihnen helfen, diese beiden Probleme zu lösen und das Wissen, das Sie im Laufe Ihrer Karriere erworben haben, in vollem Umfang zu nutzen. Hier sind einige der Vorteile eines Wissensmanagementsystems.
1. Leichter zu verstehen und zu implementieren
Es kann schwierig sein, zu wissen, welches Wissen Sie benötigen und wie Sie es erfassen sollen, zumal eine Menge Wissen in Ihrem Kopf an verschiedenen Stellen verstreut sein kann. Mit einem Wissensmanagementsystem können Sie das relevante Wissen, das Sie aufbewahren müssen, leichter identifizieren und bei Bedarf darauf zurückgreifen. Es macht es auch viel einfacher, das gesuchte Wissen zu finden, da es mit allem anderen, was Sie über das Thema wissen, verknüpft ist. Auf diese Weise finden Sie die Informationen, die Sie benötigen, ohne sich durch eine Menge zufälliger Links auf einer herkömmlichen Website klicken zu müssen.
Einer der Hauptgründe, warum viele Unternehmen kein Wissensmanagementsystem einführen, ist die damit verbundene Komplexität. Um ein Wissensmanagementsystem einzurichten und zu pflegen, benötigen Sie ein Team von Mitarbeitern mit speziellen Kenntnissen auf diesem Gebiet. Außerdem müssen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem System schulen und ihnen zeigen, wie sie es am besten nutzen können. Zum Glück für Sie hat unser Team von Expertise einen umfassenden Leitfaden entwickelt, der Ihnen bei der Einführung eines Wissensmanagementsystems in Ihrem Unternehmen helfen wird. Dieser Leitfaden deckt alles ab, von den Voraussetzungen für den Einstieg bis hin zu den Vor- und Nachteilen eines Wissensmanagementsystems. Es ist eine unverzichtbare Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung eines erfolgreichen Wissensmanagementsystems in Ihrem Unternehmen.
2. Besseres Profiling der Mitarbeiter
Eines der größten Probleme, mit denen die meisten Unternehmen zu kämpfen haben, ist der übermäßige Rückgriff auf das Wissen, das ein Mitarbeiter während seiner Betriebszugehörigkeit erworben hat, und die manchmal unangemessene Nutzung dieses Wissens. Dies ist oft der Fall, weil es keine Möglichkeit gibt, herauszufinden, welches spezifische Wissen der Mitarbeiter im Laufe der Zeit erworben hat, oder ob er überhaupt Wissen erworben hat. Um dieses Problem zu lösen, kann die Implementierung eines Wissensmanagementsystems helfen, indem es die Möglichkeit bietet, ein Profil des Wissens zu erstellen, über das jeder Einzelne im Unternehmen verfügt.
Dieses Profil kann dann verwendet werden, um besser zu verstehen, was der Einzelne weiß, was er lernen kann und wie fähig er ist, das erlernte Wissen anzuwenden. Je mehr das Unternehmen über das Wissen seiner Mitarbeiter erfährt, desto einfacher wird es sein, das Wissen zu erhalten, das für die Wettbewerbsfähigkeit und Produktivität des Unternehmens erforderlich ist. Deshalb ist es wichtig, so viel Wissen über jeden Einzelnen wie möglich zu erfassen und zu speichern.
3. indirekte Kosten reduzieren
In einem ohnehin schon wettbewerbsintensiven Markt ist es für Unternehmen unerlässlich, Wege zu finden, um Geld zu sparen, wo immer sie können. Ein Bereich, der oft übersehen wird, sind die indirekten Kosten der Geschäftstätigkeit – die Kosten, die damit verbunden sind, Kunden zu finden und zu halten, die Gehaltsabrechnung zu verwalten und für Büroräume und Nebenkosten zu bezahlen. Dies sind nur einige der Kosten, die durch die Einführung eines Wissensmanagementsystems eingespart werden können. Der Schlüssel liegt in der Effizienzsteigerung, die sich daraus ergibt, dass das gesamte Wissen denjenigen zur Verfügung steht, die es benötigen. Durch die Senkung der indirekten Kosten stehen dem Unternehmen mehr Ressourcen zur Verfügung, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen – sei es in Form einer höheren Produktqualität oder eines gesteigerten Umsatzes.
4. gesteigerte Innovation
Es ist unbestreitbar, dass ein innovativer Geist der Schlüssel zum Erfolg in jedem Bereich ist. In einem ohnehin schon hart umkämpften Markt ist es äußerst vorteilhaft, ein Unternehmen zu haben, das ständig nach Möglichkeiten sucht, die Produktqualität zu verbessern oder ganz neue Produkte zu entwickeln. Die Fähigkeit, Wissen zu erfassen, zu speichern und zu verteilen, kann dazu beitragen, die Innovationskraft eines Unternehmens erheblich zu steigern und so schneller auf neue Herausforderungen und Chancen zu reagieren. Um das Beste aus ihrem Wissen herauszuholen, müssen die Mitarbeiter eines Unternehmens Anreize erhalten, ihr Wissen mit anderen zu teilen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, sind u.a. Bonusstrukturen, die auf der Leistung basieren – Wissen kann ein wertvolles Gut sein und sollte entsprechend belohnt werden.
5. Bessere Entscheidungsfindung
Rund 90 % der Gewinne eines Unternehmens stammen aus Entscheidungen, die den Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung betreffen. Damit ein Unternehmen die besten Entscheidungen treffen kann, muss es über alle Informationen verfügen, die ihm zur Verfügung stehen. Diese Informationen können aus einer Vielzahl von Quellen stammen, aber ohne ein geeignetes Wissensmanagementsystem kann es schwierig sein, alle relevanten Informationen an einem Ort zusammenzufassen und leicht zugänglich zu machen. Das ist der Punkt, an dem viele Unternehmen, insbesondere kleine Unternehmen, zu kämpfen haben – Entscheidungen werden oft von Fall zu Fall getroffen, ohne dass eine Koordination zwischen den Gruppen stattfindet, was zu einer Verschwendung von Zeit und Mühe führt.
Mit einem Wissensmanagementsystem können alle Informationen, die mit einer bestimmten Entscheidung verbunden sind, leicht gefunden und von den am Entscheidungsprozess Beteiligten überprüft werden. Dies verbessert die Qualität der getroffenen Entscheidungen und ermöglicht eine viel effektivere Zusammenarbeit zwischen Gruppen und eine insgesamt höhere Produktivität. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen das Thema Wissensmanagement ernst nehmen und eine effektive Strategie zur Erfassung und Nutzung von Wissen zum Wohle des Unternehmens und der Gemeinschaft, in der sie tätig sind, umsetzen.