Ein Fachmann für Wissensmanagement, der die Psychologie des Wissensmanagements (Psychologie des KM) verstehen möchte, sollte mit einer Frage beginnen: Was genau ist Wissensmanagement (KM)?
Einfach ausgedrückt ist Wissensmanagement der Prozess des Austauschs und der effektiven Nutzung von Unternehmenswissen, um die Leistung zu steigern und Innovationen zu fördern. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um eine Philosophie oder einen Ansatz für das Lernen und Arbeiten, der den Wert des Wissens und dessen effektiven Fluss innerhalb einer Organisation betont. Menschen, die diesen Ansatz verfolgen, sehen Wissen als ein besonderes und wertvolles Gut an, das (idealerweise) im gesamten Unternehmen aufgebaut, erworben und erhalten werden sollte. Darüber hinaus glauben sie, dass die Mitarbeiter durch das Verständnis der Natur des Wissens und dessen Nutzung zur Verbesserung von Leistung und Innovation besser gerüstet sind, um ihren Beitrag zu leisten und von ihren einzigartigen Erfahrungen zu profitieren.
Obwohl es keine allgemein anerkannte Definition von Wissensmanagement gibt, sind sich Experten und Praktiker im Allgemeinen einig, dass es die folgenden sechs Prozesse umfasst:
- Wissen teilen
- Wissen sammeln
- Wissen erschließen
- Wissen nutzen
- Wissen umwandeln
- Wissen auswerten
Jeder dieser Prozesse – auch als „Workflows“ oder „Workflow-Aktivitäten“ bezeichnet – wird durch eine Reihe von Verhaltensweisen repräsentiert, die ein Mitarbeiter je nach seiner spezifischen Rolle innerhalb eines Unternehmens anwenden kann. Jemand in der Rolle eines Projektmanagers könnte zum Beispiel die folgenden sechs Verhaltensweisen zeigen:
- Wissen teilen
- Wissen sammeln
- Wissen erschließen
- Wissen nutzen
- Wissen umwandeln
- Wissen bewerten
Als Wissensmanagement-Experte, der die Psychologie des KM besser verstehen möchte, fragen Sie sich vielleicht, welche dieser Verhaltensweisen am wichtigsten ist. Oder, alternativ, welche davon am besten in Kombination funktionieren?
Um diese Fragen zu beantworten, müssen wir uns jeden der sechs Prozesse genauer ansehen. Lassen Sie uns insbesondere das wichtigste Element des Wissensmanagements untersuchen, das den größten Einfluss auf die Gesamteffektivität dieses Ansatzes hat:
Wissen teilen
Wissen lässt sich am effektivsten nutzen, wenn es geteilt und in bestehende Prozesse oder Praktiken integriert wird. Ein grundlegender Grundsatz des Wissensmanagements besteht darin, die Existenz von Wissen in der Organisation festzustellen und dafür zu sorgen, dass Einzelpersonen (auch solche, die bisher vielleicht keinen Zugang zu diesem Wissen hatten) durchgängig die Fähigkeiten erwerben, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und zu innovativen Aktivitäten beizutragen.
Es ist wichtig, dass das Wissen für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Um eine vollständige Transparenz zu erreichen, muss der gesamte Zyklus des Wissensaustauschs für alle zugänglich sein, die ihn suchen. Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Einzelne einen Anreiz hat, Wissen zu teilen, da dies den freien Informationsfluss im gesamten Unternehmen fördert. Die Weitergabe von Wissen ermutigt die Mitarbeiter auch, ihre Fähigkeiten und ihr Wissen weiterzuentwickeln, was wiederum die Effektivität des Unternehmens und das Engagement der Mitarbeiter fördert. Schließlich kann die Etablierung einer Kultur, in der Wissen geteilt und geschätzt wird, zu erheblichen Vorteilen für ein Unternehmen führen, einschließlich einer Steigerung der Produktivität und einer Verringerung der Mitarbeiterfluktuation. Die Mitarbeiter sind engagierter, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre einzigartigen Erfahrungen und ihr Wissen einen Wert haben und zum großen Ganzen beitragen können. Kurz gesagt, die Weitergabe von Wissen ist von grundlegender Bedeutung für den Erfolg eines jeden Wissensmanagementprogramms.
Wissen sammeln
Die anderen fünf Prozesse des Wissensmanagements sind eng mit dem Sammeln und der Nutzung von Wissen verbunden. Um sie effektiv in die Praxis umzusetzen, müssen Sie zunächst das gesamte relevante Wissen über ein bestimmtes Thema oder eine bestimmte Frage sammeln. Dieses Wissen kann dann im gesamten Unternehmen verbreitet werden, so dass es für alle, die davon profitieren könnten, zugänglich ist.
Beim Sammeln von Wissen geht es darum, systematisch alle potenziellen Wissensquellen zu identifizieren, die Gültigkeit der einzelnen Quellen zu bestimmen und sie an einem einzigen Ort zusammenzufassen, um sie in Zukunft zu nutzen. Dieser Prozess kann durch ein spezielles Softwaretool für das Wissensmanagement erleichtert werden. Indem Sie sicherstellen, dass alle Formen von Wissen erfasst und zugänglich sind, können Sie gewährleisten, dass kein wertvolles Wissen versehentlich oder absichtlich übersehen wird. Darüber hinaus können Sie durch eine effektive Kuratierung und Speicherung des Unternehmenswissens dessen Existenz gegenüber Personen außerhalb des Unternehmens wirksam nachweisen. Dies ist ein entscheidender Schritt bei der Weitergabe von Wissen, da Einzelpersonen oft die Legitimität Ihrer Behauptungen, etwas zu wissen, in Frage stellen werden, wenn Sie diese nicht mit Beweisen belegen können.
Zugriff auf das Wissen
Wenn Sie das gesamte Wissen über ein bestimmtes Thema gesammelt haben, müssen Sie sicherstellen, dass jeder in der Organisation einfachen und konsistenten Zugang dazu hat. Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie dieses Ziel erreichen können:
- Durch Schulungen
- Durch Seminare
- Durch das Intranet der Organisation
Der Zugang zu Wissen gibt dem Einzelnen die Fähigkeiten und Werkzeuge an die Hand, die er benötigt, um fundierte Entscheidungen zu treffen und zu Innovationen beizutragen. Ohne diese Fähigkeiten bleibt das Wissen ungenutzt und es ist sehr unwahrscheinlich, dass sein volles Potenzial ausgeschöpft wird. Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter die Ausbildung erhalten, die sie benötigen, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen und einen effektiven Beitrag zum Unternehmen zu leisten. Stellen Sie außerdem sicher, dass sie über das Wissen und den Zugang verfügen, den sie benötigen, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein.
Wissen nutzen
Nachdem Sie das gesamte Wissen über ein bestimmtes Thema gesammelt und zugänglich gemacht haben, müssen Sie sicherstellen, dass es von den Personen genutzt wird, die es für die Erreichung der Unternehmensziele benötigen. Bei diesem Prozess geht es darum, das gesammelte und effektiv genutzte Wissen zu nutzen und seinen Nutzen und Einfluss durch kontinuierliche Verbesserung zu erhöhen. Um das Wissen effektiv zu verbessern, müssen Sie zunächst seinen aktuellen Zustand untersuchen und die Bereiche identifizieren, die verbessert werden müssen. Ziehen Sie in Erwägung, regelmäßig Meetings zur Wissensoptimierung abzuhalten, in denen Sie den aktuellen Stand des Wissens untersuchen, Wissenslücken identifizieren und Verbesserungspläne entwickeln können. Indem Sie alle Mitarbeiter entsprechend schulen, tragen Sie dazu bei, dass wertvolles Wissen nicht nur genutzt wird, sondern sich auch ständig weiterentwickelt und verbessert.
Wissen umwandeln
Wenn Sie Wissen effektiv genutzt haben, um ein bestimmtes Problem zu lösen oder ein bestimmtes Ziel zu erreichen, müssen Sie sicherstellen, dass es genau und konsistent dokumentiert wird. Dieser Prozess ist von entscheidender Bedeutung, da er einen zuverlässigen Bezugspunkt für künftige Referenzen darstellt. Darüber hinaus können Sie durch die effektive Umsetzung dieses Prozesses sicherstellen, dass das Wissen nicht nur effektiv genutzt wird, sondern auch in einem kontinuierlichen Verbesserungszyklus weiter ausgebaut wird. Effektive Wissensmanager führen regelmäßig einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung durch Dokumentation durch, indem sie den aktuellen Stand des Wissens prüfen und Bereiche für Verbesserungen oder Entwicklungen identifizieren. Diese Dokumentation sollte dann allen zugänglich gemacht werden, die sie benötigen, und zwar in Form von leicht lesbaren, maschinenfreundlichen Dokumenten, die so gestaltet sind, dass sie gepflegt und befolgt werden können.
Bewertung des Wissens
Wenn Sie das Wissen effektiv genutzt und durch einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung verbessert haben, müssen Sie seine Gesamtwirksamkeit überprüfen und feststellen, ob es seine Ziele erreicht hat. Es ist ein häufiger Fehler von Wissensmanagern, sich nur auf das Wissen zu konzentrieren, das sie selbst angesammelt und entwickelt haben, ohne den äußeren Kontext zu berücksichtigen und zu prüfen, wie dieser die Ergebnisse eines bestimmten Prozesses oder einer Initiative beeinflussen könnte. Um Wissen effektiv bewerten zu können, müssen Sie die Ergebnisse früherer Bemühungen untersuchen und feststellen, ob diese erfolgreich waren, um ihre Ziele zu erreichen, und ob sie effektiv zu Veränderungen geführt haben.
Es ist ein Fehler, das Wissen, das Sie angesammelt haben, als absolute Wahrheit zu betrachten und zu erwarten, dass andere die Dinge genauso sehen wie Sie. Indem Sie das, was Sie wissen, anhand einer klar definierten Zielsetzung bewerten, können Sie feststellen, ob Ihr Wissen bei der Verfolgung der Unternehmensziele effektiv und nützlich ist. Effektive Wissensmanager überprüfen regelmäßig die Ergebnisse ihrer Bemühungen und stellen fest, ob sie den angestrebten Wandel effektiv herbeigeführt haben. Darüber hinaus stellen sie fest, inwieweit ihr Wissen tatsächlich von denjenigen genutzt wurde, die es brauchten, und welche Auswirkungen es auf die Organisation als Ganzes hatte. Durch diesen Prozess können sie den Wert und die Effektivität ihrer Arbeit bewerten und feststellen, ob künftige Wiederholungen dieser Arbeit erforderlich sind.
Psychologie des Wissensmanagements
Um die Psychologie des Wissensmanagements zu verstehen, müssen wir zunächst die Natur des Wissens und seine einzigartige Stellung innerhalb einer Organisation verstehen. Dazu müssen wir uns ansehen, was Wissen ist und in welchen Formen es vorkommt. Außerdem ist es wichtig, die Kontexte zu untersuchen, in denen dieses Wissen existiert.