Systemisches Wissensmanagement

Die wissensbasierte Wirtschaft ist ein wichtiges Thema in der heutigen Geschäftswelt. Viele Führungskräfte, Geschäftsinhaber und Personalverantwortliche erkennen den Wert von Wissen für die Steigerung von Produktivität, Innovation und Wachstum.

Die richtigen Mitarbeiter und das richtige Wissen zu haben, ist von grundlegender Bedeutung für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Es kann jedoch eine Herausforderung sein, das Wissen in Ihrem Unternehmen zu finden, zu erhalten und effektiv zu nutzen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Strategie für das Wissensmanagement verbessern können, indem Sie einen formalisierten Ansatz einführen, der Prozesse, Mitarbeiter und Technologie umfasst.

Wissensmanagement-Prozess

Der erste Schritt zur Verbesserung Ihrer Wissensmanagement-Strategie besteht darin, sich ein klares Bild davon zu machen, was Sie anstreben. Dazu gehört, dass Sie sich einen soliden Überblick über das Wissen verschaffen, über das Sie derzeit verfügen, woher es kommt und wo es sich befindet. Es bedeutet auch, dass Sie sicherstellen müssen, dass das gesamte Wissen erfasst, gespeichert und für alle Mitarbeiter und Geschäftsanwender zugänglich gemacht wird. Das folgende Diagramm zeigt ein Beispiel für einen typischen Wissensmanagementprozess:

• Wissensmanagement in einem geschlossenen Kreislauf
• Von der Idee bis zur Umsetzung
• Weiterbildung und Fortbildung
• Zusammenarbeit und Kommunikation
• Wissen und Bewusstsein
• Organisationsstruktur und Prozess

Geschlossener Kreislauf des Wissensmanagements

Closed-Loop-Wissensmanagement ist ein Prozess, bei dem kontinuierlich neues Wissen geschaffen, verfeinert und wiederverwendet wird, anstatt es isoliert zu halten. Dadurch wird die Fähigkeit der Organisation zur Innovation und zur Lösung von Problemen verbessert. Der Begriff „geschlossener Kreislauf“ bezieht sich auf die Tatsache, dass der Prozess innerhalb der Organisation beginnt und endet, ohne dass er an externe Quellen weitergegeben wird. Das macht es viel einfacher, die Ergebnisse zu verfolgen, zu verwalten und zu messen.

Das folgende Diagramm stellt einen eng integrierten Wissensmanagementprozess dar, bei dem die Inputs (grauer Text) in eine Reihe interner Aktionen (oranger Text) einfließen, die zu Outputs (grüner Text) und einem Endergebnis (lila Text) führen:

• Erstellung von Wissen
• Validierung
• Kommunikation
• Strukturierung von Lösungen
• Anwendung/Fallstudie
• Verfeinerung
• Aktualisierung
• Dokumentation
• Messung
• Feedback
• Analyse
• Verbesserung
• Kontinuierliche Verbesserung

Von der Idee zur Umsetzung

Der nächste Schritt in diesem Prozess besteht darin, zu planen, wie Sie diese Wissensmanagement-Strategie tatsächlich umsetzen wollen. Sie müssen sich überlegen, wer in Ihrem Unternehmen für die Ausführung der einzelnen Phasen des Plans verantwortlich sein wird und welche spezifischen Maßnahmen zur Erreichung der einzelnen Ziele erforderlich sind. Beginnen Sie damit, eine Liste der verschiedenen Arten von Wissen zu erstellen, über die Sie derzeit verfügen, und woher diese stammen. Dies ist ein guter Ausgangspunkt für Ihre Planung. Machen Sie ein Brainstorming mit einer Gruppe von Leuten und schauen Sie, welche Arten von Wissen ihnen einfallen. Sorgen Sie dafür, dass alle mitreden und niemand außen vor bleibt. Sobald Sie eine gute Liste haben, können Sie damit beginnen, die verschiedenen Wissenskategorien in kleinere, überschaubare Teile aufzuteilen. Auf diese Weise können Sie damit beginnen, spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten für jede Phase des Plans zu entwickeln.

Die folgende Liste zeigt die Phasen des Planungsprozesses:

• Eingaben von oben nach unten
• Erstellung von Anforderungsdokumenten
• Projektinitiierung
• Rohentwurf
• Detailentwurf
• Konstruktion
• Betrieb
• Wartung
• Inbetriebnahme
• Nachhaltigkeit
• Berichterstattung
• Analyse und Interpretation
• Verbesserungsideen
• Kontinuierliche Verbesserung

Bindung und Weiterqualifizierung

Sobald Sie eine Liste der verschiedenen Arten von Wissen haben, die Sie besitzen, können Sie damit beginnen, Strategien zu entwickeln, die sicherstellen, dass dieses Wissen erhalten bleibt und von Ihrer Organisation effektiv genutzt wird und dass jeder, der an dem Prozess beteiligt ist, stets auf dem neuesten Stand der Erkenntnisse ist. Es gibt drei Schlüsselbereiche, auf die Sie sich hier konzentrieren sollten: Schulung, Ausbildung und Mentoring.

Wie jede andere Fähigkeit kann auch Wissen durch kontinuierliches Lernen und die Auseinandersetzung mit neuen Erfahrungen entwickelt und verbessert werden. Wenn Sie dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen Ihren Mitarbeitern diese Möglichkeiten bietet, können Sie sicherstellen, dass sie auch weiterhin über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, um zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Einige Beispiele für Aktivitäten, die Sie anbieten könnten, sind:

• Weiterbildung, entweder durch Kurse oder Selbststudium
• Einbindung interner und externer Experten durch Mentoring, Schulungen oder Zusammenarbeit
• Reguläre Treffen und Veranstaltungen zur Förderung der Interaktion und des Erfahrungsaustauschs
• Wissenstüchtige Mitarbeiter, die sich in ihrer Rolle auch wohl genug fühlen, um jüngere Mitarbeiter zu betreuen und anzuleiten
• Wissensbasierte Gemeinschaften – die Menschen mit gemeinsamen Interessen zusammenbringen, sei es in einem geschäftlichen oder sozialen Umfeld

Zusammenarbeit und Kommunikation

Ein weiteres entscheidendes Element jeder Wissensmanagement-Strategie ist es, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Ebene oder Position, in der Lage sind, zu diesem Prozess beizutragen, und dass sie dazu ermutigt werden, dies zu tun. Dies beginnt damit, dass jeder in der Organisation versteht, was Wissensmanagement ist und warum es wichtig ist, und dass die Kriterien für die Aufnahme in den Plan festgelegt werden. Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder Ihrer internen Gemeinschaften – ob es sich nun um ein Forum oder eine Mailingliste handelt – faire und gleiche Chancen haben, einen Beitrag zu leisten, und dass niemand aufgrund seiner Position oder seines Ranges ausgeschlossen wird. Am besten ist es, eine Plattform zu schaffen, auf der sich Menschen mit allen Erfahrungsstufen einbringen können – von Praktikanten und Berufsanfängern bis hin zu etablierten Teammitgliedern und Führungskräften.

Wissen und Bewusstsein

Schließlich müssen Sie sicherstellen, dass jeder die Bedeutung des Wissens versteht, das er schafft und zu dem er beiträgt. Viele Unternehmen tun sich damit schwer, weil sie den Unterschied zwischen dem Wissen, dass X eine mögliche Lösung für ein Problem ist, und der tatsächlichen Umsetzung von X im eigenen Unternehmen nicht verstehen. Nur weil Sie wissen, dass Sie Ihre Lagerbestände auf Null reduzieren müssen, heißt das noch lange nicht, dass Sie auch die dafür notwendigen Geräte und Schulungen kaufen werden. Deshalb ist es so wichtig, den Unterschied zwischen Wissen und Fähigkeiten und deren Beziehung zueinander immer wieder zu verdeutlichen. Das folgende Diagramm erklärt den Unterschied:

• Wissen ist ein Konzept oder Prinzip, das artikuliert und auf einen neuen Kontext übertragen werden kann
• Fertigkeiten sind die spezifischen Fähigkeiten, die zur Ausführung einer Aufgabe eingesetzt werden
• Wissen ohne Fertigkeiten ist bedeutungslos
• Fertigkeiten ohne Wissen sind nutzlos
• Sie brauchen sowohl Wissen als auch Fertigkeiten, um ein Problem lösen zu können
• Um effektiv zu sein, müssen Sie beides haben

Organisationsstruktur und Prozess

Es ist auch wichtig zu verstehen, wo Sie stehen und was Sie zu diesem Zeitpunkt des Prozesses haben. Dazu müssen Sie Ihre derzeitige Organisation aus der Vogelperspektive betrachten und die verschiedenen Teile und Komponenten betrachten, die das Ganze ausmachen. Der erste Schritt besteht darin, die bestehende Struktur zu überprüfen und zu sehen, ob sie verbessert, gestrafft oder durch ein funktionelleres Modell ersetzt werden kann. Wenn Sie bereits damit begonnen haben, Zuständigkeiten und Rollen festzulegen, können Sie damit beginnen, die verschiedenen Faktoren, aus denen sich die Organisation zusammensetzt, aufzuschlüsseln und zu überlegen, ob diese alle notwendig sind oder in anderen Bereichen aufgefangen und integriert werden können. Wenn Sie das Gefühl haben, dass es mehrere Bereiche gibt, die verbessert werden könnten, könnten Sie einen strukturierteren Ansatz in Betracht ziehen und eine formelle Überprüfung mit messbaren und spezifischen Zielen und einem Zeitplan für die Fertigstellung einrichten.

Nächste Schritte

Um all dies in die Praxis umzusetzen, müssen Sie sich zunächst überlegen, wie Sie diese Strategie tatsächlich umsetzen wollen. Der erste Schritt besteht darin, eine Bestandsaufnahme der verschiedenen Bereiche und Zuständigkeiten zu machen, die Sie bereits festgelegt haben, und damit zu beginnen, diese zu priorisieren und neu zu organisieren. Kehren Sie zu den Grundlagen zurück und fangen Sie mit dem kleinsten Teil Ihres Wissens an. Wenn Sie das Gefühl haben, dass es einen Inhalt gibt, den Sie für den Prozess für entscheidend halten, für dessen Erstellung Sie aber keine Zeit haben, können Sie in Erwägung ziehen, die Aufgabe an einen internen oder externen Experten zu delegieren.