Wissensmanagement (auch bekannt als Wissensvermittlung oder Wissensaustausch) bezieht sich auf die Prozesse, die Organisationen nutzen, um Wissen zu erfassen, zu speichern, zu verteilen und zu konsumieren und gleichzeitig als Quelle für externe Wissenssuchende zu fungieren.
Beim Wissensmanagement geht es um viel mehr als nur um die Speicherung von Informationen; es ist die Lebensader einer Organisation. Mit dem zunehmenden Wert des Wissens steigt auch das Risiko, es zu verlieren. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass Organisationen Strategien und Taktiken zum Schutz ihres Wissens und derjenigen, die dazu beitragen, anwenden.
Der Wert von Wissensmanagement
Wissensmanagement hilft Unternehmen und Organisationen dabei, effizienter und effektiver zu arbeiten. Durch die Umsetzung einer Wissensmanagement-Strategie kann eine Organisation ihre Produktivität steigern und das Risiko kostspieliger Fehler verringern. Darüber hinaus kann ein Unternehmen mit der richtigen Wissensmanagement-Software das gesamte relevante Wissen innerhalb des Unternehmens aufzeichnen und es den Mitarbeitern und anderen, die es benötigen, leicht zugänglich machen.
Die Vorteile einer starken Wissensmanagement-Strategie sind zahlreich und weitreichend. Sie umfassen:
- Verbesserte Entscheidungsprozesse
- Schnellere Problemlösung
- Generierung neuer Ideen
- Reduzierung von Redundanzen
- Stärkung der Mitarbeiter
- Förderung der Loyalität
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Schlüsselüberlegungen für jedes Unternehmen oder jede Organisation, die an der Einführung einer Wissensmanagement-Strategie interessiert ist.
- Auswahl der richtigen Wissensmanagement-Software
- Design und Struktur der Wissensmanagement-Bibliothek
- Erstellung und Verteilung von Wissenslandkarten
- Schaffung von Wissens-Champions
- Überprüfung von Wissenstransaktionen und Speicherung von Feedback
- Optimierung des Prozesses zur Erfassung, Speicherung und Verteilung von Wissen
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Was ist Wissensmanagement-Software?
Wissensmanagement-Software, kurz KMS, ist ein Werkzeug, das zur Erfassung, Speicherung und Verteilung von Wissen sowie zur Suche nach und Zusammenführung von relevantem Wissen in einem gesamten Unternehmen eingesetzt werden kann. Es ermöglicht den Benutzern, Wissensdatenbanken zu erstellen und zu pflegen und gleichzeitig die Struktur, den Fluss und den Wert des Wissens im gesamten Unternehmen zu analysieren und zu visualisieren.
Organisationen können Wissensmanagement-Software einsetzen, um eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen, aus der jeder im Unternehmen schöpfen kann, und die dann im gesamten Unternehmen verteilt und wiederverwendet werden kann.
Wie sieht Unternehmenswissen aus?
Bei der Diskussion über Wissensmanagement ist es wichtig, sich zu überlegen, wie das Wissen eines Unternehmens eigentlich aussieht. In der Praxis ist das Unternehmenswissen eine Kombination aus:
- Schriftliche Materialien wie Fakten, Verfahren, Formeln und ähnliches
- Traditionen wie Vorgehensweisen, bewährte Praktiken und ähnliches
- Videos wie Anleitungsvideos, Animationen und ähnliches
- Audioaufnahmen wie Podcasts, Reden und ähnliches
- Digitale Materialien wie E-Mails, Tabellenkalkulationen und ähnliches
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Im Gegensatz zu traditionellen Büchern und Zeitschriften, die oft wahllos in einem Unternehmen aufbewahrt werden, wird das Wissen eines Unternehmens in der Regel mit Hilfe von Softwareanwendungen erfasst, organisiert und für diejenigen, die es benötigen, leicht zugänglich gemacht. Dies erleichtert den Geschäftsanwendern die Navigation und das Verständnis, da alles, was sie brauchen könnten, leicht zugänglich und an einem Ort integriert ist.
Warum sollte eine Organisation eine Wissensmanagement-Strategie einführen?
Organisationen sollten aus vielen Gründen eine starke Wissensmanagement-Strategie (KMS) einführen. Einige der wichtigsten Überlegungen, die ein Unternehmen oder eine Organisation bei der Einführung einer KMS-Strategie anstellen sollte, sind die folgenden:
- Um Kunden besser zu bedienen
- Um die Produktivität zu verbessern
- Um Risiken zu reduzieren und Werte zu schaffen
- Um strategische Vorteile zu erlangen
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Die wachsende Bedeutung des Wissensmanagements.
Die Bedeutung von Wissensmanagement in der heutigen Welt wird jeden Tag deutlicher. Als Geschäftsmodell wird es in absehbarer Zeit nicht verschwinden. Tatsächlich prognostiziert Gartner, dass bis 2020 76% der Unternehmen eine Form von Wissensmanagement eingeführt haben werden, wobei die 500 größten Unternehmen der Welt mit mehr als 100.000 Mitarbeitern eine Form von Wissensmanagement-Strategie anwenden werden. Das ist eine gute Nachricht für Unternehmen, die die vielen Vorteile von Wissensmanagement erkannt haben.
Organisationen, die keine formale Wissensmanagement-Strategie einführen, werden wahrscheinlich darunter leiden. Diejenigen, die das Wesen und die Bedeutung von Wissensmanagement nicht verstehen, werden zwangsläufig daran scheitern, eine KMS-Strategie richtig umzusetzen und zu unterstützen. Und ohne eine solide Wissensmanagement-Strategie wird die Chance verpasst, die Produktivität zu steigern, Kosten zu senken und neue Einnahmequellen zu erschließen. Kurz gesagt, Wissensmanagement wird für jede Organisation, wie wir sie kennen, immer wichtiger.
Die vielen Funktionen des Wissensmanagements.
Wissensmanagement ist ein weit gefasster Begriff, der sich auf viele verschiedene Aspekte einer Organisation beziehen kann. In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Funktionen des Wissensmanagements untersuchen und wie sie sich in den Kontext eines Unternehmens oder einer Organisation einfügen.
Es gibt fünf verschiedene Funktionen des Wissensmanagements:
- Erstellung von Wissen
- Erfassung von Wissen
- Verteilung
- Speicherung
- Verbrauch
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Jede dieser Funktionen ist wichtig und relevant für das Herzblut eines jeden Unternehmens oder einer Organisation. Lassen Sie uns jede Funktion genauer untersuchen.
Wissen schaffen
Die erste und grundlegendste Funktion des Wissensmanagements besteht darin, Wissen zu schaffen. Das kann alles sein, von einer einfachen Tatsache bis hin zu einer komplexen Reihe von Schritten. Oft ist derjenige, der das Wissen erstellt, auch derjenige, der es am meisten braucht. Mit anderen Worten: Derjenige, der den Inhalt erstellt und verbreitet, wird höchstwahrscheinlich auch derjenige sein, der am meisten von seiner Existenz profitiert.
Zum Beispiel sind interne Audits zu einem festen Bestandteil der Wissensbasis eines Unternehmens geworden, ebenso wie interne Rechtsberater und Qualitätskontrollforscher. Diese beiden Personengruppen könnten von einem zentralen Wissenspool profitieren, auf den sie jederzeit zugreifen können, um die Richtigkeit von Informationen zu überprüfen oder Antworten auf Fragen zu finden. Sie können dieses Wissen auch nutzen, um neue Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln, die ihr Unternehmen an andere verkaufen kann. Auf diese Weise können sie Zeit und Geld sparen, da sie eine zuverlässige Informationsquelle zur Verfügung haben und nicht ständig selbst nach Informationen suchen oder andere um Hilfe bitten müssen. Dies führt uns zu der nächsten Funktion auf unserer Liste.
Wissenserfassung
Wissenserfassung ist der Prozess, bei dem das gesamte relevante Wissen innerhalb einer Organisation gesammelt wird. Das Ziel der Wissenserfassung ist eine vollständige und genaue Aufzeichnung aller Informationen, die über ein Unternehmen, seine Produkte, seine Dienstleistungen usw. bekannt sind. Das kann schwierig sein, insbesondere bei großen Organisationen, da es Hunderte oder Tausende von Personen geben kann, die etwas beizutragen haben. An dieser Stelle sei auch darauf hingewiesen, dass nicht alles Wissen erfasst und verwaltet werden sollte, da einige Dinge von denjenigen entdeckt und geschaffen werden sollten, die sie benötigen. Im Großen und Ganzen sollten Organisationen jedoch bestrebt sein, so viel Wissen wie möglich für diejenigen bereitzuhalten, die es benötigen. Das bedeutet nicht unbedingt, dass alles vorhandene Wissen erfasst werden sollte, sondern vielmehr, dass es einen kontinuierlichen Fluss der Wissenserstellung und ein organisationsweites Streben nach Genauigkeit geben sollte.
Um den Prozess der Wissenserfassung zu beginnen, muss ein Unternehmen oder eine Organisation entscheiden, welches Wissen in welcher Form erfasst werden soll. Dazu gehört in der Regel die Festlegung des Umfangs und der Ziele des Prozesses sowie die Identifizierung der zuständigen Personen, die für die Erfassung des Wissens verantwortlich sein werden. Sobald dies festgelegt ist, kann das Unternehmen damit beginnen, die Details der Wissenserfassung zu planen.
Distribution
Die zweite Funktion des Wissensmanagements ist die Verbreitung von Wissen. Dies kann entweder aktiv oder passiv geschehen. Bei der aktiven Verteilung gibt die Person, die über das Wissen verfügt, es an diejenigen weiter, die es benötigen. Manchmal bedeutet dies die Weitergabe von Informationen und Anleitungen im Rahmen von Workshops und Schulungen, ein andermal die Bereitstellung des benötigten Wissens als Antwort auf eine Frage.
Wenn dies passiv geschieht, wird das Wissen bereitgestellt und denjenigen zugänglich gemacht, die es benötigen. Wenn das Unternehmen zum Beispiel digitale Kommunikationskanäle wie E-Mail nutzt, um Wissen zu verbreiten, könnte es Bildungsinhalte zu Themen wie Marketing, Finanzen oder Personalwesen verbreiten. Außerdem könnten sie Online-Foren einrichten, in denen Mitarbeiter Fragen zum Unternehmen oder zueinander stellen können. Auf diese Weise machen Sie das Wissen für jeden zugänglich, der daran interessiert ist. Das könnte bedeuten, dass einige Mitarbeiter von einer speziellen Schulung zu einem bestimmten Thema profitieren, während andere vielleicht feststellen, dass sie eine Frage zu einem anderen Bereich haben.