Wie man Wissensmanagement in einem Unternehmen einführt

Die meisten Unternehmen, die es heute gibt, wurden von Menschen gegründet, die eine Leidenschaft für etwas hatten. Vielleicht war es ein Sport, an dem sie gerne teilnahmen, oder vielleicht war es einfach etwas, an das sie glaubten. Was auch immer der Fall sein mag, diese Unternehmen florierten, weil die Menschen dahinter eine klare Vision von dem hatten, was sie wollten, und sie waren entschlossen, es zu erreichen.

Spätestens seit einigen Jahrzehnten hat sich die Welt verändert. Mit den Fortschritten in der Technologie und im Internet haben die Unternehmer erkannt, dass sie alles, was sie für das Wachstum ihrer Unternehmen brauchen, von innen heraus bekommen können. Durch das Internet ist es für Kunden viel einfacher geworden, genau das Produkt zu finden, das sie brauchen, wenn sie es brauchen. Oft entdecken Kunden sogar Produkte, von denen sie nicht wussten, dass es sie gibt, was dazu führt, dass sie glauben, das Produkt sei nicht so gut, wie ihnen das Unternehmen weismachen wollte.

Außerdem haben die Kunden mehr Macht als je zuvor. Sie können wählen, welche Produkte sie wollen, sie können Feedback geben, und die Unternehmen müssen darauf reagieren und sich anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wenn Unternehmer und Führungskräfte versuchen, ihre Unternehmen zu verbessern und effizienter und effektiver zu werden, haben sie das Wissensmanagement als eine wichtige Komponente erkannt. Um besser zu verstehen, auf welch vielfältige Weise Wissensmanagement für Ihr Unternehmen von Nutzen sein kann, lassen Sie uns einen kurzen Blick darauf werfen, was es beinhaltet.

Was ist Wissensmanagement?

Einfach ausgedrückt ist Wissensmanagement der Prozess der Speicherung und Bereitstellung von Wissen und Informationen, die Ihre Mitarbeiter, Führungskräfte und Interessengruppen benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen. Als Geschäftsinhaber wissen Sie, dass es ohne Wissen keinen Erfolg gibt – Sie laufen einfach Gefahr, Dinge falsch zu machen und Ihrem Unternehmen zu schaden.

Die Speicherung von Wissen erfordert eine Art von System oder Prozess. Dies könnte in Form einer Organisationsstruktur geschehen, z.B. in Form von Funktionsbereichen oder Geschäftseinheiten, die jeweils einen Wissensmanager haben. Es könnte auch in Form von Tools sein, die den einzelnen Mitarbeitern helfen, Wissen zu erfassen, zu speichern und abzurufen. So könnte beispielsweise das Wiki eines Unternehmens dazu verwendet werden, ein Repository mit Informationen aus allen Fachbereichen zu erstellen und zu speichern. Ebenso könnte ein Unternehmen ein Content Management System verwenden, um Artikel und Blogbeiträge zu einer Vielzahl von Themen zu erstellen und zu bearbeiten, die dann auf andere Plattformen wie SharePoint oder Slack exportiert werden können.

Warum sollten Sie sich für Wissensmanagement interessieren?

In einem chaotischen Durcheinander in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter gespeichert, sind Informationen und Wissen schwer zu finden und zu pflegen. Das macht es für Ihre Mitarbeiter schwierig, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn Sie außerdem bedenken, dass die Menge an Informationen und Wissen, die in Unternehmen anfallen, jedes Jahr rapide ansteigt, ist es leicht zu verstehen, warum Wissensmanagement zu einer geschäftlichen Priorität wird.

Wie können Sie Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen einführen?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, aber hier sind die 5 wichtigsten:

  • Schaffen Sie eine Kultur des Lernens
  • Investieren Sie in Schulungen
  • Bestimmen Sie eine Person als Wissensmanager
  • Erstellen Sie Schemata für die Speicherung von Wissen
  • Nutzen Sie digitale Tools für das Wissensmanagement
    • Lassen Sie uns diese Punkte genauer betrachten.

      Schaffen Sie eine Kultur des Lernens

      Eines der Schlüsselelemente für ein erfolgreiches Wissensmanagementprogramm ist die Schaffung einer Lernkultur in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie dies tun, senden Sie ein klares Signal, dass Sie den Austausch von Wissen, das Lernen und die Weiterentwicklung schätzen und unterstützen. Dies wird Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, Ideen einzubringen und Lösungen für Probleme zu finden. Noch besser ist es, wenn Sie eine Kultur des Lernens schaffen, die es den kompetentesten Mitarbeitern ermöglicht, zu glänzen, indem sie andere unterrichten. Das macht alle viel effektiver, weil sie sich immer auf das Wissen anderer verlassen können, anstatt sich selbst an alle Details erinnern zu müssen. Die Pflege einer Lernkultur ermöglicht es Ihnen, die Produktivität zu verbessern und letztendlich als Unternehmen effektiver zu werden.

      Investieren Sie in die Ausbildung

      Ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Wissensmanagementprogramms ist die Investition in Schulungen. Das bedeutet, dass Sie in die Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter investieren und sie mit den Werkzeugen ausstatten, die sie benötigen, um effektiv zu arbeiten. Manchmal bedeutet dies, dass Sie für eine zusätzliche Ausbildung oder Schulung bezahlen müssen, z. B. für einen Abschluss in Rechtswissenschaften, der Sie in die Lage versetzt, Rechtsfragen effektiver zu behandeln. In anderen Fällen kann es bedeuten, in Software oder Hardware zu investieren, die Ihre Mitarbeiter bei ihrer Arbeit unterstützt. Und schließlich könnte es bedeuten, dass Sie Ihren Mitarbeitern zusätzliche Hilfsmittel oder Schulungen zur Verfügung stellen, damit sie noch effektiver arbeiten können.

      Bestimmen Sie eine Person als Wissensmanager

      Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Einführung von Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen ist die Ernennung einer Person zum Wissensmanager. Diese Person ist für die Erstellung und Pflege der Wissensdatenbank Ihres Unternehmens verantwortlich. Es ist zwar wichtig, dass mehrere Personen für verschiedene Aspekte des Wissensmanagements zuständig sind, aber letztendlich gibt es nur eine Person, die für alles verantwortlich ist. Das ist die Person, die Sie als Wissensmanager benennen.

      Diese Person sollte nicht mit Aufgaben überfrachtet werden. Stattdessen sollte sie die Möglichkeit haben, sich auf einen oder zwei Schlüsselbereiche zu konzentrieren, wie z.B. die Erstellung und Pflege von Dokumenten, Websites oder anderen Formen von Inhalten, die für den Wissensaustausch genutzt werden können. Indem Sie eine Person benennen, die allein für das Wissensmanagement verantwortlich ist, senden Sie eine klare Botschaft an alle Ihre Mitarbeiter, dass dieser Bereich von größter Bedeutung ist und sie sich dafür einsetzen sollten, dass alle Informationen und das Wissen den richtigen Personen zur richtigen Zeit zugänglich sind.

      Erstellen Sie Schemata für die Speicherung von Wissen

      Um das Wissen Ihres Unternehmens effektiv verwalten und pflegen zu können, müssen Sie Schemata oder Organisationsstrukturen erstellen, die für Ihre Branche sinnvoll sind. Wenn Sie z.B. Industrieanlagen verkaufen, werden Sie ein Schema erstellen wollen, um alle Informationen über diese Anlagen zu speichern und zu organisieren, wie z.B. die verschiedenen Teile und Konfigurationen, die verwendet werden können, um die Anlage zu betreiben. Sie können auch bestehende Schemata wie ERDs zur Datennormalisierung verwenden, um die Strukturen zu erstellen, mit denen Sie Ihr Wissen verwalten und speichern.

      Nutzen Sie digitale Tools für das Wissensmanagement

      Schließlich entwickeln sich digitale Tools für das Wissensmanagement schnell zur bevorzugten Methode für die Speicherung und Verbreitung von Informationen und Wissen. Das liegt daran, dass sie viel effizienter und einfacher zu handhaben sind als die traditionellen Methoden auf Papier. So sind beispielsweise Blogs und Wikis viel einfacher zu nutzen als die Speicherung all dieser Informationen in einer einzigen großen Datei. Deshalb greifen viele Unternehmen und Führungskräfte auf diese Tools zurück, um ihr Wissen besser zu verwalten.

      Es gibt eine Reihe von Vorteilen, die der Einsatz digitaler Tools für das Wissensmanagement mit sich bringt, aber hier sind die 5 wichtigsten:

      • Effizienz – der Zeitaufwand für das Auffinden von Informationen und Wissen mit digitalen Tools ist viel geringer als bei der Suche nach denselben Informationen in einer Papierakte
      • Zugänglichkeit – digitale Tools sind für ein viel größeres Publikum zugänglich, was zu einem größeren Einflussbereich führt
      • Sicherheit – alle in digitalen Tools gespeicherten Daten sind leicht durchsuchbar und zugänglich, Dadurch wird das Verlustrisiko minimiert
      • Multidisziplinarität – da digitale Tools von jedem genutzt werden können, der über Fachwissen in einem bestimmten Bereich verfügt, sind sie sehr viel effektiver für die Speicherung und Verwaltung von Wissen in einem multidisziplinären Team
      • Archivierung – sobald Informationen oder Wissen in ein digitales Tool eingegeben wurden, lassen sie sich leicht archivieren. Das bedeutet, dass sie in der Zukunft jederzeit wieder abgerufen werden können. Wenn Sie sich an die Anfänge der meisten Unternehmen zurückerinnern, hatten sie wahrscheinlich einen großen Stapel physischer Dokumente, die irgendwo gelagert wurden und als Archiv für ihre Arbeit dienten. Heutzutage wird dieses Archiv wahrscheinlich stattdessen digital gespeichert.
        • Wie Sie sehen, erfüllen alle diese Methoden und Werkzeuge für die Einführung von Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen einen bestimmten Zweck. Es ist jedoch wichtig, dass Sie herausfinden, was am besten zu Ihrem Unternehmen passt und in die beste verfügbare Technologie investieren. Der Einsatz zu vieler Technologien oder Methoden kann Ihrem Unternehmen manchmal schaden, insbesondere wenn einige von ihnen miteinander in Konflikt stehen. Deshalb ist es wichtig, eine solide Grundlage in Form einer Lernkultur aufzubauen und in Schulungen zu investieren, bevor Sie versuchen, Tools oder Systeme für das Wissensmanagement zu implementieren. Erst dann können Sie feststellen, welche Methode oder welche Tools am besten für Ihre Branche und Ihr Unternehmen geeignet sind.

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